توصیه هایی کاربردی برای مدیران (19) / اعتماد به کامپیوترها، سود یا ضرر؟

یکی از معجزات قرن اخیر اختراع کامپیوتر است. این محصول که ابتدا کاربردهای نظامی داشته است، بسیار سریع تر از آنچه قابل تصور باشد راه خود را به درون زندگی انسان ها باز کرده و اکنون عضو جدانشدنی زندگی روزمره بسیاری از ما محسوب می شود. کامپیوترها با دقت بالای خود انجام امور مختلف در کسب و کارهای گوناگون را آسان کرده اند. با این حال مانند هر محصول و نوآوری دیگری، کامپیوتر نیز خالی از عیب و ایراد نیست. همین امر باعث شده است که بسیاری از افراد و شرکت ها در استفاده از این محصول معجزه آسا احتیاط کنند.

از یک سو امروزه امور اغلب شرکت ها بدون وجود کامپیوترها قابل اداره و پیشبرد نیست. علاوه بر استفاده های معمول از کامپیوترها، ابزارهایی مانند اینترنت نیز بدون وجود کامپیوترها تا حد زیادی بدون استفاده خواهد شد.

 همچنین نباید تاثیر این اختراع بزرگ روی برنامه ریزی و مدیریت بهینه زمان را نیز فراموش کرد. با وجود تمامی این خدمات کارآمد کامپیوترها، در سوی دیگر با ایرادات و مشکلات این اختراع بزرگ مواجه می شویم. به طور معمول بزرگ ترین و در عین حال مهم ترین ایرادی که از سیستم های کامپیوتری می گیرند، احتمال خطاهای کامپیوتری(Computer crash)  است. به منظور درک بهتر اهمیت این ایراد بهتر است به یک مثال مراجعه کنیم.

امروزه در بسیاری از کسب و کارها با استفاده از سیستم های کامپیوتری نیاز به کارمندان به کمترین مقدار رسیده است. یکی از این کسب و کارها صنعت هتلداری است که در سال های اخیر رشد بسیار زیادی را به خود دیده است. نکته ای که اینجا اهمیت دارد استفاده اغلب هتل ها از سیستم های کامپیوتری پاسخگویی به مشتریان است. تصور کنید در صورتی که یکی از برندهای بزرگ دنیای هتلداری با یک خطای کامپیوتری در سیستم خود مواجه شود چه اتفاقی خواهد افتاد.

نارضایتی مشتریان از یک طرف و هزینه هایی که برای جبران این اشتباه باید پرداخت شود کافی است تا موقعیت بزرگ ترین برندهای دنیا را نیز به خطر بیندازد. با این حساب راهکار موثر به منظور بهره گیری همزمان از خدمات سیستم های کامپیوتری و همچنین مواجه نشدن با این نوع خطاها چیست؟ در ادامه به بررسی این راهکار خواهیم پرداخت.

ایده

پیش از به کارگیری سیستم های کامپیوتری بهتر است به نیازهای خود توجه کنید. به عبارت ساده آیا به چنین سیستمی نیاز دارید یا خیر؟

در بسیاری از موارد برندها هزینه های سرسام آوری را برای راه اندازی سیستم هایی پرداخت می کنند که نیاز چندانی به آنها ندارند. این امر برای شرکت های تازه کار می تواند عواقب زیان بار بیشتری نیز در پی داشته باشد. در حقیقت پرداخت هزینه بالا در ابتدای کار شرکت به هیچ وجه مناسب نیست.

با این حال اگر پس از بررسی وجود یک سیستم کامپیوتری را در شرکت خود احساس کردید، راهکارهای زیادی برای به حداقل رساندن خطاهای کامپیوتری وجود دارد؛ یکی از این راه حل ها استفاده از مهندسان کامپیوتر است. به این ترتیب تا حد زیادی می توان خطاهای سیستم کامپیوتری را کاهش داد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در عین حال که سیستم های کامپیوتری خدمات شایانی در راستای مدیریت بهینه زمان به شما ارائه می دهند، عدم القای حس طبیعی به مشتریان می تواند تبدیل به یک دردسر جدی شود. همه ما علاقه مند هستیم تا در تعامل با کارمندان واقعی به جای سیستم های هوشمند باشیم. در واقع سیستم های هوشمند هرچقدر هم که طبیعی رفتار کنند، تفاوت های اساسی با یک کارمند واقعی در مواجهه با مراجعه کنندگان دارند.

در همین راستا توصیه ای که در این مطلب ارائه شده است، ایجاد تعادل میان سیستم های هوشمند و بهره گیری از کارمندان است. در برخی نقاط حساس شرکت استفاده از یک فرد متخصص به جای سیستم هوشمند نتایج بهتری را در پی خواهد داشت.