توصیه هایی کاربردی برای مدیران (15) / اهمیت ارتباط مختصر و صریح

در ایده های قبل دانستیم که آموزش کارمندان و هماهنگ ساختن هر بخش شرکت با اهداف و برنامه های کلی به مقدار قابل توجهی روی موقعیت برند، کیفیت کاری افراد و همچنین مدیریت بهینه زمان تاثیر دارد. در همین راستا در این ایده تمرکز اصلی روی نشان دادن شیوه های موثر و در عین حال مختصر برقراری ارتباط با کارمندان است.

بدون شک مدیر هیچ برندی علاقه ندارد زمان ارزشمند خود را صرف آموزش دستیاران و به طور کلی کارمندان خود کند. با این حال ایجاد ارتباط با کارمندان و آموزش آنان امری است که در کسب و کار مدرن غیر قابل اجتناب به نظر می رسد.

در همین راستا و به منظور دستیابی به شیوه مدیریت زمان مناسب و همچنین آموزش صحیح کارمندان بهتر است از روش های خلاقانه تری استفاده کنید. یکی از راهکارهای خلاقانه استفاده از شیوه  نامه نویسی است. با استفاده از این روش دیگر لازم نیست وقت زیادی را به آموزش مستقیم کارمندان خود اختصاص دهید. یک دستورالعمل کلی تهیه کرده و آن را میان کارمندان پخش کنید. بدون شک این روش به شما در مدیریت بهینه زمان کمک شایانی خواهد کرد.

ایده

ایده ای که قصد مطرح کردن آن را داریم بسیار ساده و در عین حال نیازمند دقت فراوان است. به منظور سازماندهی هرچه بهتر کارمندان و بخش های مختلف شرکت، در ابتدا تمامی وظایف و انتظارات خود از بخش های گوناگون شرکت را در یک برگه پیاده کنید. سپس روی هر بخش شرکت دقیق شده و وظایف و انتظارات خود از آن بخش را به همراه شیوه عملکردشان در برگه ای جداگانه یادداشت کنید.

اکنون شما بیشتر کار را انجام داده اید و تنها باید برنامه طراحی شده خود را مورد بازبینی و تایید نهایی قرار داده، سپس به کارمندان هر بخش تحویل دهید.

در این گام توصیه اساسی ما به شما استفاده از نظرات مشاوران و مدیران بازنشسته است. به طور معمول نظراتی که این افراد ارائه می دهند اهمیت بسیار زیادی داشته و در عین حال کاربردی نیز هستند.

در نهایت نیز برگه های آموزشی را در میان کارمندان پخش کنید. در عین حال بهتر است از توجه کارمندان به برگه های آموزشی نیز اطمینان حاصل کنید تا این برگه ها مستقیما سر از سطل زباله درنیاورند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- پیشرفت وسایل ارتباطی (به خصوص اینترنت) امکان برقراری ارتباط از راه دور را به آسانی فراهم کرده است. بنابراین به جای استفاده از برگه های کاغذی، می توان از ایمیل استفاده کرد. به این ترتیب علاوه بر صرفه جویی در زمان، کاغذ کمتری نیز در شرکت شما استفاده خواهد شد.

- اگرچه استفاده از نامه های آموزشی (به صورت ایمیل یا هر روش دیگری) در زمینه مدیریت بهینه زمان به شما کمک شایانی خواهد کرد، اما این امر به معنای عدم توجه کافی به محتوای پیام نیست. در حقیقت لازم است در نگارش متن آموزشی خود نهایت دقت و توجه را به خرج دهید تا حاصل کار شما برای کارمندان تان مفید واقع شود.

- به یاد داشته باشید پیام های کوتاه بهتر در خاطر افراد باقی خواهد ماند، بنابراین بهتر است تا جای ممکن پیام های خود را به صورت فشرده و مختصر تهیه کنید.

اگرچه این کار کمی دشوار است، اما در مقابل تاثیری که روی ارتقای کیفیت کاری پرسنل برندتان دارد، کاملا معقول به نظر می رسد.