توصیه هایی کاربردی برای مدیران (2) / برنامه ریزی به همراه کار، کار به همراه برنامه ریزی

افراد موفق معمولا برنامه ریزی های دقیقی برای انجام امور مختلف در اختیار دارند. این برنامه ریزی ها به آنها در جهت انجام هرچه بهتر امور کمک می کند. جمله معروفی که اغلب آنها سرلوحه کار خود قرار داده اند «برنامه ریزی به همراه کار، کار به همراه برنامه ریزی» است.

این شیوه مدیریتی افراد را در مسیر انجام برنامه ریزی شده امور ترغیب کرده و احتمال بروز خطا را به کمترین حد کاهش می دهد. به طور معمول، چنین شیوه مدیریت زمان در میان افراد با عنوان برنامه ریزی روزانه شناخته شده است.

ایده

برای الگوبرداری از یک ایده مناسب در این زمینه، تنها کاری که لازم است انجام دهید، تهیه یک برنامه کامل از اهداف خود است. این برنامه اولیه نشان دهنده اولویت های شما در کسب و کارتان خواهد بود. علاوه بر این شما لازم دارید تا این برنامه را به طور مداوم به روز رسانی کرده و ایرادات آن را اصلاح کنید.

آنچه در اینجا به شما در جهت دستیابی به اهداف تان کمک شایانی خواهد کرد، برنامه ریزی پیاپی است. این مورد تنها شامل به روز رسانی مداوم برنامه نیست. در واقع علاوه بر به روز رسانی معمولی باید اهداف اصلی که در آینده نزدیک نیاز به دستیابی به آنها دارید هم مشخص شود. همچنین در این لیست آنچه در ادامه کسب اهداف اولیه لازم است مشخص شود نیز باید پیش بینی شود.

در ساده ترین حالت، برنامه شما باید شامل برنامه روزانه، برنامه هفتگی، اتفاقات قابل پیش بینی که به طور معمول در کسب و کارتان رخ می دهد و در نهایت برنامه نسبتا بلند مدت برای ماه های آتی باشد.

نکته اساسی که در اینجا باید مدنظر قرار گیرد، اولویت بندی امور و نمایش تاثیرات هرکدام از اجزای برنامه بر یکدیگر است. همچنین اقداماتی که برای عملی ساختن هر بخش از برنامه مورد نیاز است نیز باید به خوبی برای کارمندان توضیح داده شود.

با این حال برخلاف آنچه اغلب افراد از مفهوم مدیریت زمان صحیح در ذهن خود دارند، این روند به هیچ وجه موجب پیشرفت سریع کسب و کار شما یا حتی کمتر شدن بار مسئولیتی تان نخواهد شد، در نهایت این خود شما هستید که باید درخصوص استراتژی های شرکت تصمیم بگیرید. به عبارت بهتر، کارایی مدیریت زمان مناسب به وسیله برنامه ریزی در بهینه سازی وقت و همچنین آسان تر ساختن تصمیم گیری نهفته است. با این حال فرآیند برنامه ریزی تغییری در اصل مسئولیت شما به عنوان مدیر شرکت و به تبع آن اخذ تصمیمات نهایی ایجاد نخواهد کرد.

در ابتدا ممکن است که فرآیند برنامه ریزی و به روز رسانی مداوم برای شما دشوار باشد. با این وجود بهتر است ناامیدی را کنار بگذارید، بعد از گذشت چند روز از برنامه ریزی این حالت کاری دشوار به یکی از عادت های شما تبدیل خواهد شد. در عین حال با اختصاص تنها چند دقیقه در روز به برنامه ریزی کسب و کارتان، در مواقع ضروری اطلاعات بسیار دقیقی از نحوه عملکرد بخش های مختلف شرکت خود خواهید داشت.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- نکته اساسی در برنامه ریزی کسب و کار، توجه به اتفاقات غیر منتظره است. در دنیای کسب و کار (برخلاف زندگی شخصی) اتفاقات غیر منتظره تاثیر بسیار زیادی روی برنامه ریزی شما خواهند داشت. در برخی موارد حتی ممکن است بی توجهی به برخی حوادث غیر قابل پیش بینی به قیمت نابودی برندتان تمام شود. در همین راستا بهتر است در تهیه برنامه مدیریتی خود از عنصر خلاقیت و انعطاف پذیری نیز استفاده کنید.

- به طور منظم ایرادات برنامه مدیریتی خود را رفع کنید. ایرادات برنامه ریزی به طور معمول بعد از گذشت مدتی از اجرای برنامه قابل مشاهده است. رفع ایرادات تنها بخشی از فعالیت تان است که در صورت نادیده گرفتن به سرعت تمام کارایی برنامه تان را از بین خواهد برد.

- منافع برنامه ریزی علاوه بر اینکه برای شما سودمند خواهد بود، کارمندان تان را نیز بهره مند خواهد کرد. در همین راستا بهتر است کارمندان خود را نیز در جریان برنامه ریزی داخل کرده و از ایده های آنان استفاده کنید.