توصیه هایی کاربردی برای مدیران (13) / بهترین کمک برای مدیران ارشد

داستانی قدیمی در حوزه کسب و کار وجود دارد که بیانگر اهمیت کمک دیگران به مدیران ارشد است. در واقع این داستان مربوط به یک مدیر اجرایی است که به طور مداوم در سفر است. هنگامی که یکی از همکاران وی برای ملاقات با او به دفتر این فرد مراجعه می کند با این پاسخ منشی وی مواجه می شود: «آقای مدیر در حال حاضر برای انجام پاره ای از امور تجاری شرکت در هنگ کنگ حضور دارند.» در این میان سوالی برای فرد مراجعه کننده به وجود آمد: «اگر این مدیر به طور مداوم در سفرهای کاری به سر می برد، پس چه کسی در غیاب او به کارهای روزمره رسیدگی خواهد کرد؟» این سوال اگرچه در وهله نخست سطحی به نظر می آید، اما پاسخ به آن بسیار دشوار است. در این میان خوب است به ادامه داستان و پاسخ جالب منشی این مدیر توجه کنیم.

منشی در جواب سوال فرد پاسخ روشنی  ارائه داده است: «هنگامی که آقای مدیر در سفر هستند همان کسی به کارهای وی رسیدگی خواهد کرد که در روزهای معمولی نیز آن کارها را انجام می دهد.»

بدون شک منظور از کسی که به طور معمول کارها را انجام می دهد، فرد منشی است. در واقع در دنیای کسب و کار در اختیار داشتن یک منشی باهوش و قابل اعتماد بسیار مفید و تاثیر گذار خواهد بود. به عبارت بهتر، اگرچه یک منشی قادر به انجام بسیاری از کارهای تخصصی شرکت و به تبع آن کاستن از بار مشکلات نیست، اما می تواند به مثابه نوش داروی مفیدی برای شما عمل کند.

ایده

امروزه بسیاری از مدیران معتقدند در کسب و کار نوین دیگر جایی برای منشی ها وجود ندارد. با این حال حتی اگر این گونه نیز باشد، باز هم نمی توان نقش یک منشی ماهر را تنها به تنظیم قرار ملاقات ها و پاسخگویی به تماس ها محدود کرد. در واقع در حوزه مدیریت، برنامه ریزی و از همه مهم تر موضوع ایده های ما یعنی مدیریت زمان، یک منشی می تواند به شما در راستای اجرای برنامه ها و همچنین شیوه های مدیریتی کمک کند.

نکته مهمی که باید در اینجا مدنظر داشت، انتخاب یک فرد ماهر و باتجربه به عنوان منشی است. کسی که بتواند به شما در زمینه اجرای طرح های نوآورانه کمک کند، به طور قطع باید دارای تخصص و تجربه کافی باشد و این ویژگی است که در همه منشی ها دیده نمی شود. بنابراین در وهله نخست شخصی را که قصد همکاری با او به عنوان منشی خود دارید با توجه به این نکته مهم و اساسی انتخاب کنید. در این میان نیز اصلا اهمیتی ندارد که فرد مورد نظر مرد یا زن باشد، نکته موردنظر کارایی آن فرد برای شما به مثابه یک منشی حرفه ای است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- برای انتخاب منشی مناسب علاوه بر در نظر گرفتن ویژگی های معمولی که برای چنین فردی ارائه می شود (مانند سابقه کاری مناسب و همچنین تعهد بالا)، بهتر است به توانایی این فرد در مدیریت کسب و کاری که در آن مشغول به فعالیت هستید نیز توجه کنید. بدون شک لازمه مدیریت مناسب هر کسب و کاری آشنایی با آن حوزه فعالیتی است. بنابراین توجه خود را روی افرادی متمرکز کنید که آشنایی هرچند مختصری با کسب و کار شما دارند.

- بهتر است پیش از استخدام منشی با تمام افرادی که مدنظر داشته یا متمایل به همکاری با شما هستند مصاحبه کنید. مزیت اصلی انجام مصاحبه ایجاد فرصتی برای شما در راستای کسب اطلاعات لازم از افراد است تا به میزان تجربه و دانش آنها پی ببرید.

- نکته دیگری که باید در همکاری با منشی خود در ذهن داشته باشید، آموزش وی در راستای افزایش کیفیت کاری او است. در حقیقت منشی شما نیز مانند سایر کارمندان نیاز به آموزش دارد، البته همان طور که به کارمندان هر بخش آموزش های مخصوصی را ارائه می دهید، به یک منشی نیز باید در راستای حوزه فعالیتش اطلاعات مفید ارائه کنید.