توصیه هایی کاربردی برای مدیران (31) / جلوی نشست های بی هدف را بگیرید

آخرین باری که در میان برگزاری یک نشست حوصله تان سر رفت را به یاد می آورید؟ به طور معمول همه ما در نشست   و کنفراس های گوناگونی شرکت کرده و خود نیز به عنوان مدیر یک شرکت برخی از آنها را مدیریت می کنیم.

با این حال اگر بخواهیم با دقت به این موضوع نگاه کنیم، بسیاری از این جلسات بی فایده و بدون کمترین دستاوردی به پایان می رسند. پیش از این به تاثیر برگزاری کنفرانس های تخصصی روی توسعه و گسترش اعتبار برند تاکید کرده ایم. در این ایده قصد داریم شما را نسبت به عملکرد شرکت و برگزاری نشست های گوناگون آگاه کنیم.

به طور معمول یک نشست مناسب باید یکی از دستاوردهای زیر را برای شرکت کنندگان به ارمغان بیاورد، در غیر این صورت نیازی به شرکت در آن  کنفرانس وجود ندارد. این دستاوردها عبارتند از:

- معرفی یک استارتاپ جدید یا تجزیه و تحلیل یک کسب وکار نو ظهور که امکان سرمایه گذاری مناسب در آن فراهم باشد.

- ارائه مشاوره و راهنمایی در زمینه شیوه برنامه ریزی صحیح برای برندها به همراه سخنرانی مدیران موفق در این زمینه.

- بررسی آخرین شیوه های کاهش هزینه های جاری شرکت ها به همراه شیوه های افزایش کارآیی عملکرد کارمندان.

- تبادل اطلاعات مدیران و همچنین همکاری شرکت کنندگان با یکدیگر در زمینه انجام امور مختلف.

- بررسی روش های مدیریت بهینه زمان در نشست های تخصصی که بالطبع نیازمند دعوت از مشاوران حرفه ای و مدیران باتجربه در این زمینه است.

ایده

موضوع نشستی که قصد برگزاری آن را دارید باید کاملا روشن و واضح باشد. برای مثال بررسی شیوه های صرفه جویی در هزینه های تبلیغاتی در شش ماه آینده می تواند موضوع مناسب و در عین حال واضحی باشد.

با این حال اگر بخواهید کنفرانس شما یکی از تاثیرگذارترین نشست ها در زمینه کسب وکارتان باشد، انتخاب یک موضوع جذاب و در عین حال مورد نیاز اکثر مدیران می تواند به شما کمک شایانی کند. همچنین در انتهای نشست، شرکت کنندگان باید به خوبی احساس کنند اطلاعات مفید و کارآمدی را کسب کرده اند. این نتیجه تنها با استفاده از اطلاعات معتبر و همچنین کمک گرفتن از سخنرانان مجرب امکان پذیر خواهد بود.

شایان ذکر است که برخی موضوعات را نمی توان در یک جلسه جمع بندی کرد، بنابراین هیچ ایرادی ندارد که این گونه نشست ها را به صورت مداوم برگزار کنید. در این زمینه نکته اصلی که باید مدنظر داشته باشید جذاب بودن کنفرانس تان است تا تضمین کننده استقبال افراد از آن باشد.

اگر می خواهید از تاثیرگذاری نشست خود روی شرکت کنندگان اطمینان حاصل کنید، بهترین راه توجه به واکنش آنها در هنگام برگزاری جلسات است. توجه و درگیر شدن افراد در کنفرانس یکی از بهترین نشانه هاست. همچنین اقدام افراد به یادداشت موضوعات ارائه شده نیز نشان دهنده کیفیت بالای کنفرانس تان خواهد بود.

برخلاف دو نکته بیان شده، اصلی ترین واکنشی که تضمین کننده تاثیرگذاری نشست شماست، بازخوردهای مناسب افراد پس از پایان نشست است. بدون شک پس از پایان یک کنفرانس مناسب افراد زیادی به شما پیام های تبریک خواهند فرستاد، اما در خصوص کنفرانس های بی هدف ماجرا کاملا متفاوت خواهد بود. خوابیدن افراد در حین کنفرانس یکی از شایع ترین صحنه هایی است که همه ما با آن مواجه شده ایم.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- هنگامی که به یک کنفرانس دعوت می شوید، پیش از شرکت در آن سعی کنید هدف اصلی از آن نشست را بیابید. در صورتی که کنفرانس مذکور فاقد یک هدف منسجم است، توصیه ما عدم شرکت در آن است. با این حال در خصوص همه نشست ها نیز نمی توان این گونه عمل کرد.از میزان کیفیت جلسات که بگذریم، نیت اصلی بسیاری از افراد از شرکت در این نوع جلسات آشنایی با سایر مدیران فعال در کسب وکار خودشان است.

بنابراین بهتر است در نشست های بزرگی که همه مدیران در آن شرکت می کنند، حضور داشته باشید. دستاورد این جلسات به ظاهر بی هدف، آشنایی با سایر مدیران و به تبع آن امکان همکاری یا استفاده از تجربیات آنان است.