توصیه هایی کاربردی برای مدیران (4) / زمان را احتکار کنید

مدیریت زمان به طور عمده در جهت پیشبرد هدف اتلاف کمتر وقت است. در این راستا به مانند سایر امور ممکن است شما نیاز به سرمایه گذاری برای دستیابی به اهداف خود داشته باشید. در وهله نخست ممکن است عبارت سرمایه گذاری روی زمان اندکی تعجب آور باشد.

حق با شماست، در دنیای امروز که سرمایه گذاری اغلب روی امور ملموس صورت می پذیرد، صحبت از سرمایه گذاری روی زمان بسیار مبهم است. با این حال در دنیای کسب و کار نوین، سرمایه گذاری روی زمان یکی از عناصر اصلی موفقیت برندهای بزرگ را تشکیل می دهد.

در این راستا الگوهای مشخص و کاملی برای بهره گیری وجود دارد. در ادامه به بررسی مفصل این مسئله خواهیم پرداخت.

ایده

سرمایه گذاری روی زمان برای صرفه جویی در وقت: این عبارت به طور کلی بیانگر استفاده از ابزارهای موجود در راه استفاده بهینه از زمان در جهت انجام همزمان چندین کار است. در این معنا راه های بسیاری برای اطمینان از مدیریت زمان صحیح وجود دارد. در حالی که امروزه استفاده از چندین راهکار متفاوت برای انجام امور مختلف توصیه می شود، با این حال پای بندی به عادت های مدیریتی بزرگ ترین خطر در راستای برنامه ریزی زمان به صورت صحیح است.

به منظور درک صحیح این ایده بهتر است به یک مثال مراجعه کنیم. فرض کنید شما باید در طول دو ساعت آینده یک خلاصه جامع از اخبار مربوط به نوسانات بازار سهام را تهیه و به یکی از بخش های شرکت خود تحویل دهید.

این اخبار شامل اصطلاحات تخصصی کسب و کارتان است که شما در طول سال های فعالیت حرفه ای خود آنها را به طور کامل یاد گرفته اید. بنابراین تهیه یک گزارش کامل در حدود چهار دقیقه از وقت شما را خواهد گرفت. در عین حال که این زمان در افراد گوناگون متفاوت است، اما میانگین زمان صرف شده تقریبا همان چهار دقیقه است.

حال فرض کنید که سپردن این مسئولیت به سایر کارمندان بخش شما نیاز به آموزش برخی قواعد نگارشی و کاربرد صحیح اصطلاحات داشته باشد، بدون شک شما حوصله انجام چنین فرآیند آموزشی را نخواهید داشت. در این زمان جمله معروف «خودم این کار را انجام دهم سریع تر خواهد بود» به ذهن اکثر ما خواهد رسید. با این حال بهتر است بیشتر دقت کنیم. آیا واقعا اگر شما این کار را شخصا انجام دهید به صرفه تر خواهد بود؟

جواب اولیه مثبت است. با این حال اگر فرآیند تهیه گزارش در طول هفته به طور مداوم لازم باشد، دیگر پاسخ مثبت نخواهد بود.

اختصاص مدت زمان مشخص برای انجام کار معمولی مانند تهیه خلاصه اخبار بازار سهام، زمان مفیدی را که می توانید صرف کارهای مهم تر سازید خواهد کشت. در این صورت صرف مقداری وقت در راستای آموزش کارمندان تان می تواند بسیار عقلانی باشد.

به این ترتیب شما در ابتدا نیاز به صرف زمان نسبتا زیادی (حدودا دو ساعت) برای آموزش کارمندان خود دارید، با این حال در ادامه می توانید وقت خود را صرف انجام امور مهم تر سازید. این یعنی سرمایه گذاری صحیح روی زمان، درست همان کاری که بسیاری از مدیران به دلیل عادت های غلط خود از آن محروم هستند. با یک محاسبه آسان می توان به تاثیر این ایده روی صرفه جویی در زمان پی برد. به این ترتیب شما در طول ماه چندین ساعت از اتلاف وقت خود جلوگیری خواهید کرد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- توجه داشته باشید که این ایده در اغلب کسب و کارها و برای تمامی امور قابل اجراست. در عین حال بهتر است از واگذاری فعالیت های مهم به کارمندان خود پرهیز کنید. به هر حال امور مهم بهتر است توسط مدیر عامل شرکت انجام شود.

با این حال اوضاع در مورد امور معمولی همان طور که در بالا اشاره کردیم کاملا روشن است. آنها را به کارمندان خود سپرده و زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.