توصیه هایی کاربردی برای مدیران (20) / لغو جلسات به مثابه شیوه صرفه جویی در زمان

در هر کسب و کاری که باشید، جلسات و سمینارهای مختلفی وجود دارد که به آنان دعوت خواهید شد. برخی از این جلسات در راستای تنظیم اهداف بلند مدت شرکت های یک صنف خاص است، برخی دیگر نیز صرفا جنبه عمومی داشته و در راستای معرفی یک کسب و کار معین به شرکت کنندگان است.

همچنین به طور معمول هر شرکتی در طول سال تعداد قابل توجهی نشست و جلسه تشکیل خواهد داد. گذشته از موضوع این جلسات و هزینه هایی که برای برگزاری آنها باید پرداخت شود، این نشست ها می توانند یکی از عوامل اصلی اتلاف وقت مفید شرکت شما باشند. به منظور درک صحیح این موضوع بهتر است سری به آمار و ارقام نیز بزنیم. در واقع پژوهش ها نشان دهنده آن است که حدود نیمی از جلسات اغلب شرکت ها بدون در پی داشتن دستاورد مشخصی به پایان می رسند.

یکی از علت های اصلی عدم جلوگیری از چنین نشست هایی باور غلط مدیران مبنی بر تاثیرگذاری جلسات روی کسب و کارشان است. در وهله دوم، نبود وقت کافی به منظور لغو همایش نیز می تواند یکی از دلایل مهم در این زمینه باشد. با این حال من ترجیح می دهم تنها یک دقیقه مانده به آغاز جلسه از لغو آن مطلع شوم و مجبور به تحمل آن جلسه خالی از فایده نباشم.

از همه مهم تر در این جلسات آن چیزی که قربانی می شود زمان با ارزش همه افراد شرکت کننده است.در عین حال نباید منکر ارزش ها و فواید برخی جلسات مهم نیز شد. در واقع اگر بخواهیم براساس آمار نیز دست به تحلیل بزنیم، تنها نیمی از نشست ها خالی از فایده و به تبع آن اتلاف کننده وقت هستند. در سوی دیگر ما نیمه دیگر لیوان را که پر است، داریم که جلسات مفید را تشکیل داده است.

آنچه در اینجا باید مدنظر قرار گیرد ایجاد تعادل میان تعداد نشست های برگزار شده و کیفیت آنهاست. از سوی دیگر باید توجه داشت که نشست های خالی از فایده را پیش از برگزاری لغو کرد.

ایده

بنابر آنچه در بالا ذکر شد، حدود نیمی از نشست های شرکت ها به طور معمول بدون دستاورد معینی پایان می پذیرند. نکته مهمی که در این ایده قصد بررسی بیشتر آن را داریم کاهش تعداد جلسات مطابق آنچه در بالا گفتیم نیست، بلکه تاثیر برگزاری جلسات پرتعداد روی تصور دیگران از برندهای برگزار کننده آن جلسات است.

بدون شک شناخته شدن در فضای کسب و کارتان به عنوان برندی که با جلسات آموزشی یا گردهمایی های صنفی طولانی، کسالت بار و از همه مهم تر بی نتیجه وقت همه را تلف می کند به هیچ وجه برای موقعیت شرکت تان مناسب نیست.

به عنوان مدیر یک شرکت لازم است تصور قدیمی خود مبنی بر تاثیرگذاری نشست های گوناگون بر جلب نظر دیگران را فراموش کنید. امروزه با توجه به اهمیت روزافزون مدیریت بهینه زمان، دیگر برندها کمتر وقت خود را در جلسات صرف می کنند. در واقع حتی اگر نیاز به برگزاری جلسه نیز باشد، اینترنت کار را بسیار آسان کرده است.

در پایان توصیه اساسی در این زمینه توجه به تاثیر نامطلوب جلسات متعدد و همچنین نداشتن ترس نسبت به لغو نشست های بی مورد است. در این صورت نه تنها در زمان خود صرفه جویی کرده اید، بلکه از پرداخت هزینه های بی مورد نیز نجات خواهید یافت.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در راستای تحقق این ایده بهتر است از یک لیست حاوی جلسات آتی شرکت تان استفاده کنید. در این لیست علاوه بر اینکه تمامی نشست های یک سال آینده برندتان را مشاهده خواهید کرد، توانایی محدود ساختن تعداد جلسات را نیز خواهید داشت و به این ترتیب به آسانی بر مدیریت بهینه زمان شرکت تان تسلط خواهید یافت.

- در عین حال که از لیست یک ساله برای نشست های شرکت استفاده می کنید، لیست های کوتاه مدت هفتگی و ماهانه نیز با مشخص کردن هر کدام از جلسات بی فایده می تواند کمک شایانی به شما در راستای دستیابی به هدف تان کند.