مدیر خوب به موقع سخن می‌ گوید

برای یک مدیر موفق ویژگی‌های گوناگونی شناخته شده است و هریک از صاحب‌نظران رشته‌های مدیریت و علوم رفتاری نیز نسبت به دسته خاصی از این ویژگی‌ها توجه بیشتری نشان داده‌اند. در علوم مدیریت نسبت به سبک‌های خاص مدیریتی در زمینه برنامه‌ریزی شخصی و سازمانی تاکید فراوانی می‌شود و در زمینه روان‌شناسی مدیریت ابعاد فی‌ما‌بین انسان‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد.مدیری را در نظر بگیرید که از لحاظ رعایت ویژگی‌های رفتاری و ظاهری به همه وظایف خود عمل کرده، به حتم کارکنان سازمان و شرکای طرف قراردادش از همکاری با او بسیار راضی و خشنود خواهند بود. در این قسمت به بیان آداب متعارف در سبک رفتار و ظاهر یک مدیر موفق خواهیم پرداخت. در بخش‌هایی نیز چگونگی کنترل کیفیت در رفتارهای سازمانی را بررسی می‌کنیم.

***

مدیران خوب و موفق جهت فائق آمدن بر مشکلات و معضلات کار ضروری‌ است روحیه و عواطف کارمندان خود را به‌خوبی بشناسند. شخصیت هر فرد، علایق و نحوه نگرش وی به مسائل کار، عواملی که موجب احساس غرور و رضایت وی می‌شود، طرح چه موضوعاتی او را شرمنده و خجل می‌‌کند، نگرانی‌ها و مشکلات او ناشی از چیست، کدامیک از مسائل در او ایجاد بغض، عقده و عناد می‌‌کند، به چه چیزهایی حساس است، چگونه رنجیده خاطر و دل شکسته می‌شود و بسیاری نکات دیگر همه ابزارهایی هستند که یک مدیر موفق به کمک شناخت عمیق این عوامل می‌تواند انگیزه و واکنش‌های کارمندان را مورد ارزیابی قرار دهد و براساس اطلاعات به‌دست آمده کارمندان خود را در مسیر مناسب جهت پیشبرد کار و تحرک بیشتر هدایت کند.

بدیهی است شناخت روحیه و شخصیت تک‌تک کارمندان دشوار و وقتگیر است، اما چنانچه راهکارهای مناسب جهت نیل به این هدف را بشناسیم، تحقق این کار آسان می‌شود. کارشناسان امور مدیریت توصیه می‌کنند برای نیل به این هدف با کارمندان با لحنی صمیمانه گفت‌وگو کنید تا در محیط کار احساس بیگانگی نکنند و خود را در یک محیط صمیمانه و دوستانه بیابند.

در این حالت کارمند احساس نمی‌کند که با او مصاحبه می‌کنید، بلکه خود را سرگرم گفت‌وگویی دوستانه می‌پندارد. این وضعیت شرایط مطلوبی را جهت پرسش‌های مناسب فراهم می‌‌کند و در این حالت با طرح سوالات سنجیده می‌توان آنها را ترغیب به «درد دل کردن» در خصوص معضلات و مشکلات کاری خود کرد.از همین رو، مدیران ورزیده هرگز هنگام گفت‌وگو با کارمندان خود سعی نمی‌کنند نقش گوینده را ایفا کنند.

اصولا یک مدیر مجرب تا زمانی که دلیل محکمی برای شروع سخن نداشته باشد خاموش می‌ماند. حتی اگر برحسب اتفاق، مدیر و یکی از کارمندان در یک زمان شروع به صحبت کنند بهتر است مدیر سکوت کند و اجازه دهد طرف مقابل صحبت کند تا با شناخت مسائل و ریشه‌یابی معضلات برمبنای واقعیت‌ها آنها را چاره‌جویی کند.

بدیهی است که این نوع برخورد، وقت با ارزش یک مدیر را تا مدتی خواهد گرفت، اما اگر می‌خواهید بازدهی کار شما افزایش یابد، یکی از بهترین راه‌های شناخت استعدادهای کارمندان و بهره‌گیری مناسب از توان آنها اعمال این شیوه نگرش در کارهاست. بنابراین از آنجا که گوش دادن و شنیدن حرف‌های کارمندان در محیطی دوستانه کلید موفقیت در پیشبرد کار است، از همین امروز شنونده خوبی باشیم!