مدیریت هزینه در دنیای کارآفرینی

بعد از یک مسابقه فرمول یک هیجان انگیز حالا آخرین دور مسابقه است؛ دو خودرو با سرعت بیش از ۳۰۰ کیلومتر بر ساعت در حالی که تنها چند سانتی متر با هم فاصله دارند به پیچ آخر نزدیک می شوند. یکی از آنها با اختلاف چند هزارم ثانیه از خط پایان عبور کرده و قهرمان جهان می شود. میلیون ها نفر در سراسر جهان این پیروزی را به حساب نبوغ و شجاعت راننده می گذارند، اما حقیقت بسیار پیچیده تر و عمیق تر است. آن پیروزی در آن لحظه رقم نخورده است. آن پیروزی ماه ها قبل در سکوت کارخانه ها و اتاق های تحلیل داده توسط صدها مهندس، مکانیک و استراتژیست طراحی شده بود. آن پیروزی نتیجه هزاران تصمیم کوچک و هوشمندانه درباره وزن یک پیچ، میزان مصرف هر قطره سوخت و کارایی آیرودینامیکی یک باله کوچک بود. آن پیروزی مدیریت هزینه بود!

در دنیای کسب و کار نیز ما اغلب تمام توجه خود را به راننده معطوف می کنیم؛ یعنی تیم فروش و بازاریابی که در خط مقدم رقابت قرار دارند. ما هیجان زده به نمودارهای فروش نگاه می کنیم و موفقیت را با سرعت لحظه ای می سنجیم. اما سازمان های قهرمان و پایدار می دانند که مسابقه واقعی در جای دیگری برنده می شود. در اتاق مهندسی. در جایی که هر سنت مانند هر قطره سوخت در یک مسابقه فرمول یک، با یک ماموریت مشخص و بهینه ترین شکل ممکن، مصرف می شود.

مدیریت هزینه یک وظیفه خسته کننده حسابداری برای کمتر خرج کردن نیست. این یک استراتژی رقابتی هیجان انگیز برای هوشمندانه تر خرج کردن است. این هنر مهندسی یک ماشین پیروزی است که نه لزوما سریع ترین، بلکه کارآمدترین ماشین میدان باشد. این یعنی ساختن یک مزیت رقابتی پایدار که رقبا نمی توانند به سادگی آن را کپی کنند، اما یک مهندس قهرمان در دنیای کسب و کار چگونه فکر و عمل می کند؟

هنر بودجه بندی استراتژیک

هیچ تیم فرمول یکی فصل را با یک ماشین ناآماده شروع نمی کند. ماه ها قبل از اولین مسابقه مهندسان ساعت های بی پایانی را در تونل های باد و شبیه سازهای کامپیوتری صرف می کنند. آنها هر قطعه از ماشین را نه به صورت جداگانه، بلکه به عنوان بخشی از یک کل یکپارچه طراحی و آزمایش می کنند. هدف، پیدا کردن بهترین تعادل بین سرعت، پایداری و مصرف منابع است. این، دقیقا همان فرآیند بودجه بندی استراتژیک در یک کسب وکار است.

یک بودجه ضعیف لیستی از محدودیت هاست که از بالا به پایین دیکته می شود. این مانند آن است که به مهندس بگوییم باید از پیچ های ارزان تر استفاده کند، بدون اینکه به تاثیر آن بر عملکرد کلی ماشین فکر کنیم، اما یک بودجه استراتژیک یک نقشه راه است که از پایین به بالا و با مشارکت همه تیم ها طراحی می شود. هر بخش از سازمان (مانند بخش موتور، آیرودینامیک و شاسی در تیم مسابقه) باید به این سوال پاسخ دهد: «برای رسیدن به اهداف استراتژیک امسال، ما دقیقا به چه منابعی نیاز داریم و چگونه می توانیم با این منابع، بیشترین بازدهی را خلق کنیم؟».

مطلب مرتبط: چالش مدیریت هزینه های کسب و کار

فلسفه تولید شرکت تویوتا یک نمونه کلاسیک از این تفکر مهندسی است. آنها سیستم تولید خود را به گونه ای طراحی کردند که هر قطعه دقیقا در زمان مورد نیاز به خط مونتاژ می رسد. هیچ انبار اضافی، قطعه هدر رفته و حرکت بیهوده ای وجود ندارد. این طراحی یک ماشین کسب و کار بدون ذره ای چربی اضافی است. بودجه بندی استراتژیک نیز به دنبال همین هدف است: تخصیص هدفمند هر سنت به ماموریتی که مستقیما به پیروزی در مسابقه کمک می کند.

قدرت نظارت و کنترل در لحظه

در طول مسابقه، راننده تنها فردی نیست که خودرو را مدیریت می کند. در اتاق فرمان ده ها مهندس به صفحه هایی پر از نمودار و داده خیره شده اند. آنها در هر لحظه صدها داده را از ماشین دریافت و تحلیل می کنند: دمای موتور، میزان سایش هر لاستیک، مصرف سوخت و فشار آیرودینامیکی. این سیستم به آنها اجازه می دهد تا کوچک ترین انحراف از برنامه را فورا تشخیص داده و استراتژی را در لحظه تغییر دهند.

در کسب و کار مدرن این سیستم تله متری همان نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی و ابزارهای هوش مصنوعی هستند. این ابزارها به مدیران اجازه می دهند تا از گزارش های ماهانه و فصلی که مانند نگاه کردن به عکس های قدیمی از مسابقه هستند، فراتر بروند. آنها می توانند نبض کسب وکار را در لحظه حس کنند. چرا هزینه های تولید در این هفته ۳ درصد بالاتر از پیش بینی بود؟ کدام کمپین بازاریابی در همین ساعت، بهترین بازگشت سرمایه را دارد؟ این داده های زنده تحلیل را از یک فعالیت بایگانی به یک ابزار تصمیم گیری استراتژیک تبدیل می کند. این یعنی رانندگی با نگاه به شیشه جلو، نه فقط آینه عقب.

بهینه سازی فرآیندها برای حذف اتلاف

v

یک توقف در فرمول یک یک فرآیند زیبا از هماهنگی و کارایی انسانی است. 20 نفر در کمتر از سه ثانیه چهار چرخ را عوض کرده و تنظیمات جزئی را انجام می دهند. تیم ها میلیون ها دلار سرمایه گذاری می کنند تا چند دهم ثانیه از این زمان کم کنند. این کاهش هزینه در بهترین شکل خود است. هدف صرفا ارزان تر کردن فرآیند نیست؛ هدف، حذف کامل هر حرکت، ابزار و ثانیه غیرضروری است تا کل سیستم کارآمدتر شود.

این ذهنیت، در قلب مفاهیمی مانند تحلیل زنجیره ارزش قرار دارد. یک مدیر-مهندس، تمام فرآیندهای کسب و کار خود، از تولید تا بازاریابی و خدمات پس از فروش را مانند یک توقف در پیست نگاه می کند. در هر مرحله او این سوال را می پرسد: «کدام فعالیت در این مرحله مستقیما به ارزشی که مشتری به دنبال آن است اضافه می کند و کدام فعالیت، فقط زمان، پول و انرژی را هدر می دهد؟».

انبارهای شرکت آمازون نمونه ای شگفت انگیز از این تفکر هستند. الگوریتم های هوش مصنوعی مسیر حرکت هر کارگر و هر ربات را برای برداشتن یک کالا تا حد سانتی متر بهینه سازی می کنند تا هیچ قدم اضافه ای برداشته نشود. این نگاه کردن به یک انبار نه به عنوان یک هزینه، بلکه به عنوان یک ماشین کارایی است که هر حرکت در آن، مانند حرکت یک عضو تیم پیت استاپ، دقیق و هدفمند است.

فرهنگ بهبود مستمر

حتی پس از یک پیروزی بزرگ کار تیم فرمول یک تمام نمی شود. آنها روزها و هفته ها وقت صرف تحلیل داده های جمع آوری شده از مسابقه می کنند. چرا لاستیک جلوی سمت چپ، سریع تر از انتظار فرسوده شد؟ آیا می توانستیم با یک استراتژی سوخت متفاوت، یک پیت استاپ کمتر داشته باشیم؟ این بازبینی بی رحمانه و داده محور، اساس «بهبود مستمر» است.

مطلب مرتبط: راه اندازی کسب و کار آنلاین با کمترین هزینه ممکن

این همان روحی است که در فلسفه مدیریت کیفیت جامع وجود دارد. در این فرهنگ هر کارمند، از مدیرعامل تا کارگر خط تولید، یک مهندس کیفیت است. همه دائما به دنبال راه های کوچکی برای بهبود فرآیندها، کاهش خطاها و حذف اتلاف هستند. این یعنی درک اینکه صدها بهبود یک درصدی، در نهایت به یک مزیت رقابتی صد درصدی منجر می شود. این یعنی پذیرفتن اینکه مسابقه قهرمانی یک رویداد تنها نیست، بلکه یک فصل طولانی است و تیمی که سریع تر از دیگران یاد بگیرد، در نهایت قهرمان خواهد شد.

سخن پایانی

در دنیای پررقابت امروز تکیه کردن صرف بر شجاعت و شهود راننده یک استراتژی محکوم به شکست است. سازمان هایی که آینده را شکل می دهند، آنهایی هستند که درک می کنند پیروزی یک ورزش تیمی است و قلب تپنده این تیم در اتاق مهندسی و استراتژی می تپد.

مدیریت هزینه موضوعی برای حسابداران در یک اتاق تاریک نیست. این هیجان انگیز و استراتژیک ترین بخش از ساختن یک کسب و کار قهرمان است. این یعنی داشتن یک نقشه دقیق قبل از شروع مسابقه، داشتن بهترین ابزارهای سنجش در لحظه، سریع ترین تیم بهینه سازی و داشتن فرهنگ یادگیری بی وقفه پس از هر مسابقه.

حالا به سازمان خود نگاه کنید. آیا شما فقط یک راننده هستید که با تمام قدرت پدال گاز را فشار می دهد و امیدوار است که سوخت کافی برای رسیدن به خط پایان داشته باشد؟ یا شما یک مهندس ارشد هستید که با وسواس، کارایی هر قطعه از ماشین پیچیده خود را تحلیل کرده و یک استراتژی دقیق برای پیروزی در کل فصل قهرمانی طراحی کرده اید؟ در مسابقه کسب و کار شانس همیشه طرفدار تیمی است که بهترین مهندسی را دارد.

منابع:

https://www.techtarget.com

https://www.wrike.com