خیلی از شرکتها هنگام انتخاب نرم افزار CRM، به تعداد امکانات، قیمت یا قابلیتهای نرمافزار توجه میکنند؛ اما یک سؤال مهم معمولاً نادیده گرفته میشود: کارمندان ما چقدر سریع میتوانند کار با این نرمافزار را یاد بگیرند؟
CRMای که امکانات زیادی داشته باشد اما کارشناس فروش برای انجام هر کار سادهای به آموزش یا راهنمایی نیاز داشته باشد، در عمل ممکن است کمتر از یک نرمافزار سادهتر مورد استفاده قرار بگیرد. به همین دلیل، در این مطلب بررسی میکنیم کدام نرم افزار CRM را سریعتر میتوان یاد گرفت و چه عواملی بر سرعت یادگیری کار با CRM تاثیرگذارند.
منظور از «سریع یاد گرفتن CRM» چیست؟
سریع یاد گرفتن CRM صرفاً به این معنی نیست که کاربر بتواند وارد نرمافزار شود و چند دکمه را پیدا کند. یادگیری سریع را میتوان در چند مرحله سنجید:
- پیدا کردن مشتری و اطلاعات او
- ثبت یک سرنخ یا مشتری جدید
- ایجاد و مدیریت یک معامله
- ثبت تماس، جلسه یا فعالیت
- تعیین پیگیری بعدی
- ثبت فعالیت و رصد پیشرفت آن
- پیدا کردن سوابق مشتری
- مشاهده وضعیت معاملات در قیف فروش
- استفاده از گزارشهای موردنیاز
نکته: CRM سادهتر به معنای CRM با امکانات کمتر نیست. منظور از CRM سادهتر، نرم افزاری است که کاربر برای انجام کارهای اصلی، مسیر کوتاهتر و قابلفهمتری پیش روی خود ببیند.
چه عواملی یادگیری یک CRM را آسان یا سخت میکنند؟
قبل از اینکه چند نرم افزار CRM مطرح را از لحاظ سرعت یادگیری با هم مقایسه کنیم، بیایید ببینیم برای انتخاب یک CRM که یادگیری آن سریعتر است، باید چه معیارهایی را درنظر بگیریم.
رابط کاربری
منوهای زیاد، اصطلاحات پیچیده و صفحات شلوغ میتوانند زمان یادگیری را افزایش دهند. در مقابل، دستهبندی منطقی اطلاعات و دسترسی سریع به کارهای روزمره باعث میشود کاربر زودتر با نرمافزار ارتباط برقرار کند.
میزان امکانات
امکانات بیشتر همیشه به معنای تجربه بهتر نیست. وقتی یک CRM علاوه بر فروش، ماژولهای متعدد بازاریابی، خدمات، اتوماسیون، مالی و سازمانی داشته باشد، طبیعی است که کاربر برای شناخت ساختار آن به زمان بیشتری نیاز خواهد داشت.
میزان شخصیسازی
شخصیسازی برای سازمانهای بزرگ یک مزیت است؛ اما هرچه گزینههای تنظیم و پیکربندی بیشتر باشد، معمولاً یادگیری سیستم برای کاربر پیچیدهتر میشود.
آموزش و منابع یادگیری
وجود آموزش ویدیویی، پایگاه دانش، راهنما و پشتیبانی میتواند زمان رسیدن کاربر به نقطه استفاده مستقل از نرم افزار را کاهش دهد.
مقایسه سرعت یادگیری نرم افزارهای CRM
سرعت یادگیری یک CRM به ظاهر سادهی آن بستگی ندارد. عواملی مثل ساختار نرمافزار، تعداد امکانات، میزان شخصیسازی، کیفیت آموزش و سادگی انجام کارهای روزمره هم موثرند. در ادامه، چند نرمافزار CRM مطرح را از این نظر بررسی میکنیم تا ببینیم کاربران هرکدام چقدر سریع میتوانند با محیط نرمافزار آشنا شوند و کار با آن را شروع کنند.
CRM دیدار
وقتی صحبت از یادگیری یک CRM میشود، یکی از مهمترین سؤالها این است که یک کارشناس فروش تازه وارد چقدر سریع میتواند بدون کمک دیگران کارهای روزمرهاش را انجام دهد؟ از این نظر، طراحی و ساختار دیدار با تمرکز بر فرآیندهای اصلی فروش، یادگیری نرمافزار را برای کاربران سادهتر میکند.
دیدار یک نرم افزار CRM ابری است که تاکید زیادی بر سادگی دارد و اصلا ماموریتش یادگیری آسان و کاربری ساده است.
در دیدار، کاربر برای شروع کار با مفاهیمی روبهرو میشود که بخش جداییناپذیر فعالیت روزانه فروش هستند؛ مشتری، سرنخ، معامله، فعالیت، پیگیری و کاریز فروش. بنابراین بهجای اینکه ابتدا مجبور باشد ساختار پیچیده نرمافزار را یاد بگیرد، میتواند از همان ابتدا کارهایی را انجام دهد که در فرآیند فروش به آنها نیاز دارد.
نکته مهم دیگر، کوتاه بودن مسیر انجام کارهای پرتکرار است. ثبت اطلاعات مشتری، ایجاد معامله، تعیین مرحله فروش، ثبت تماس و تنظیم پیگیری از کارهایی هستند که فروشنده مرتب انجام میدهد و هرچه انجام این فعالیتها سادهتر باشد، مقاومت کاربران در برابر استفاده از CRM کمتر خواهد شد.
از طرف دیگر، دیدار منابع آموزشی مختلفی مانند مدرسه دیدار، ویدئوهای آموزشی و پایگاه دانش در اختیار کاربران قرار داده تا کاربر در صورت مواجه شدن با سؤال، بتواند پاسخ خود را سریع پیدا کند و برای هر مسئله کوچک منتظر آموزش یا کمک مدیر نماند.
در نهایت، مزیت اصلی دیدار را در یک جمله میتوان خلاصه کرد: قرار نیست کارشناس فروش ابتدا CRM را یاد بگیرد و بعد بفروشد؛ CRM باید آنقدر قابلفهم باشد که کارشناس بتواند همزمان با شروع کار، استفاده از آن را نیز یاد بگیرد.
CRM پیامگستر
پیامگستر رویکردی جامعتر دارد. این نرمافزار علاوه بر قابلیتهای پایه CRM، امکاناتی مانند مدیریت تبلیغات، خدمات پس از فروش، مرکز تماس، فرمساز و BPMS، تجارت الکترونیک و باشگاه وفاداری را پوشش میدهد.
این گستردگی برای سازمانهایی که به یک راهکار جامع نیاز دارند، مزیت محسوب میشود؛ اما از نظر سرعت یادگیری کاربر جدید، تعداد بیشتر ماژولها یعنی مفاهیم، منوها و فرآیندهای بیشتری برای یادگیری راهی بسیار طولانی است.
حتی سرفصلهای آموزشی پیامگستر شامل موضوعاتی مانند بانک اطلاعاتی، شخصیسازی، فرآیندها، انبارداری، خرید و فروش، تبلیغات، گزارشساز و راهبری سیستم است.
نتیجه اینکه نرم افزار CRM پیامگستر برای سازمانهایی که به امکانات گسترده نیاز دارند گزینه قدرتمندی است، اما اگر از معیارهای شما «یادگیری سریع» باشد، گستردگی آن میتواند فرآیند یادگیری را طولانیتر کند.
CRM داناپرداز
نرم افزار CRM دانا نیز صرفاً یک ابزار ساده برای ثبت مشتری و پیگیری فروش نیست. در ساختار آن قابلیتهایی مانند مدیریت عملیات فروش، محصولات و قیمتها، اتوماسیون بازاریابی، Help Desk، شکایات، مدیریت قراردادها و حتی فرمساز و ماژولساز دیده میشود.
این امکانات به کسبوکار اجازه میدهند فرآیندهای مختلف خود را در یک سیستم مدیریت کند. اما در عین حال، کاربری که میخواهد فروش و پیگیری مشتریان را مدیریت کند، ممکن است با گزینههای بیشتری از نیاز روزمره خود مواجه شود.
دانا برای یادگیری بخشهای مختلف نیز دورههای آموزشی اختصاصی دارد. برای مثال، دوره آموزش دانا برای کارشناسان خدمات مشتریان شامل ۱۰ درس و ۸۰ دقیقه محتوای آموزشی است.
در نهایت اینکه CRM دانا برای سازمانهایی که به انعطاف و پوشش فرآیندهای متنوع نیاز دارند جذابتر است. اما همین انعطاف زمان بیشتری برای یادگیری نسبت به یک CRM فروشمحور سادهتر نیاز دارد.
جمعبندی
در انتخاب نرم افزار CRM، سرعت یادگیری یک معیار فرعی نیست. اگر کاربران نتوانند نرمافزار را بهدرستی یاد بگیرند، حتی کاملترین CRM هم نمیتواند به نتیجه مورد انتظار برسد.
نرمافزارهای جامعتر امکانات و انعطاف بیشتری ارائه میکنند، اما همین گستردگی میتواند مسیر یادگیری را طولانیتر کند. اما یک CRM فروشمحور مانند دیدار میتواند برای کسبوکارهایی که میخواهند تیم فروش را سریعتر به استفاده روزمره از CRM برسانند، انتخاب مناسبتری باشد.