انجام چند کار به طور همزمان: راهنمایی ضروری برای کارآفرینان

انجام چندین کار به طور همزمان کابوسی است که هر کسی را به وحشت می اندازد؛ به ویژه اگر همراه با مسئولیت های سنگین نیز باشد. اینطور وقت ها حتی خط کشیدن دور رویاهای بزرگ کارآفرینی نیز امر دور از ذهنی نیست؛ چراکه خیلی وقت ها کارآفرینان حتی از پس یک کار تک و تنها هم به درستی برنمی آیند. با این حساب نتیجه انجام چندین کار یا به قول معروف مولتی تسکینگ نگفته پیداست.

کارآفرینان معمولا توصیه های بی شماری درباره ضرورت تمرکز بر روی یک کار مشخص در طول روز شنیده اند و چه بسا آن را سرلوحه کارشان قرار می دهند، اما آیا واقعا خداحافظی با مولتی تسکینگ امکان پذیر است؟ هرچه باشد ما در دنیایی زندگی می کنیم که رقابت میان برندها حتی از سرعت نور هم بیشتر است. در چنین سناریویی تمرکز صرف روی یک کار مثل این است که با یک دوچرخه ساده قصد رقابت با موتورسیکلت های آخرین مدل را داشته باشیم!

بی شک هیچ کس دوست ندارد در طول روز کلی کار با هم انجام دهد. البته همیشه وسوسه ای حیرت انگیز برای این کار در دل آدم پیدا می شود، اما در عمل کمتر کسی می تواند از پس این ماموریت غیرممکن بربیاید. این یعنی کارآفرینان با یک پارادوکس مهم رو به رو هستند: ضرورت مولتی تسکینگ و ناتوانی در مدیریت همزمان چندین کار. البته این پارادوکس فقط تا زمانی ادامه دارد که شما تکنیک های انجام چند کار به طور همزمان را بلد نباشید. 

اگر شما هم بارها و بارها قصد مولتی تسکینگ داشته اید و هر بار دست از پا درازتر سر از خانه اول درآورده اید، حالا دیگر زمان تغییر فرا رسیده است. کافی است با ما همراه باشید تا در ادامه بعضی از مهمترین نکات برای انجام همزمان چند کار را با هم مرور کنیم. آن وقت این غول شکست ناپذیر تبدیل به یکی از عادت های روزانه تان خواهد شد. 

مطلب مرتبط: چالش خستگی برای کارآفرینان چند کاره

اصول انجام همزمان چند کار

درک محدودیت ها: ترسیم تصویری واقع گرایانه

کارآفرینی را در نظر بگیرید که نه تنها علاقه زیادی برای موفقیت در بازار دارد، بلکه حاضر است هر مشکلی را نیز به جان بخرد. احتمالا در چنین وضعیتی مولتی تسکینگ ایده چندان بدی نخواهد بود. چه بسا کارآفرین قصه ما ساعت های بیشتری را وقف کار کند. البته این فداکاری موفقیت کسب و کارش را تضمین نخواهد کرد؛ چراکه در دنیای کسب و کار همه چیز به این سادگی ها پیش نمی رود. در عوض شما باید خودتان را برای تعیین اهدافی واقع گرایانه آماده کنید. 

وقتی یک معمار قصد طراحی نقشه یک ساختمان را دارد، همیشه نیم نگاهی به بودجه در دسترس و زمان مورد انتظار سرمایه گذار خواهد داشت. این ماجرا درباره مولتی تسکینگ نیز مصداق دارد. شما نمی توانید کلی برنامه وقتگیر برای خودتان طراحی کرده و انتظار داشته باشید در مدت زمانی بی نهایت اندک همه را انجام دهید. یادتان باشد، شما هر روز فقط 24 ساعت وقت دارید تا به همه کارهای تان برسید. تازه از این زمان هشت ساعت را خواب هستید و باید فکری هم به حال زندگی شخصی تان کنید. پس الکی برنامه روزانه تان در محل کار را با کلی کار مختلف پر نکنید. وگرنه برنامه تان هنوز شروع نشده شکست خواهد خورد. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم تعداد پروژه های در دسترس برای کارآفرینان باید همیشه محدود باشد. بنابراین اگر دو یا سه تا کار را به طور همزمان پیش می برید، مشکلی برای تان پیش نخواهد آمد. با این حال هر رقمی بیشتر از این جای اما و اگر خواهد داشت!

مدیریت زمان مناسب: وقت پرواز می کند!

مدیریت زمان برای خیلی ها یک جور کار لوکس یا حتی غیرضروری محسوب می شود. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، ناتوانی تان در تکمیل پروژه های مختلف شرکت اصلا امر عجیبی نیست. این روزها خیلی از کارآفرینان به طور مداوم در تلاش برای مولتی تسکینگ هستند، اما بدون اختصاص زمان مورد نیاز برای هر کار احتمالا نتیجه ای بهتر از شکست نصیب شان نخواهد شد. دلیل این امر نیز کاملا روشن است: بعضی از کارها را اصلا نمی شود باعجله جلو برد.

آنچه در انجام همزمان کارها اهمیت دارد، کاهش اتلاف وقت به طور حرفه ای است. مثلا اگر مرور نظرات کاربران در شبکه های اجتماعی به طور استاندارد باید یک ساعت در طول روز از شما وقت بگیرد، اما به هر دلیلی این کار را در دو ساعت انجام می دهید، باید به هر قیمتی شده اتلاف یک ساعته وقت تان را کم کنید. وگرنه نتیجه کار حسابی برای تان گران تمام خواهد شد. 

بی شک هر کسی دوست دارد مثل قهرمان های افسانه ای همه کارها در یک چشم به هم زدن انجام دهد، اما تا وقتی درک واقع گرایانه ای از ماجرا نداشته باشید، همیشه با شکست رو به رو خواهید شد. به همین خاطر باید فرق بین کاهش اتلاف وقت با زمان موردنیاز برای انجام درست کارها را بدانید. خب هرچه باشد کسی دوست ندارد نتیجه کارش از نظر کیفی فاجعه بار باشد، مگر نه؟

اولویت بندی کارها: اول کارهای مهم

عکاسی را در نظر بگیرید که باید از چند نفر عکس پرتره بگیرد. بی شک در حالت عادی اولویت با کسی است که اول از همه هزینه کار را پرداخت کرده باشد. با این حال گاهی اوقات اهمیت یک مشتری به خاطر احتمال بازگشت دوباره اش با دست پر یا حتی همکاری های بلندمدت بیشتر می شود. اینطور وقت ها یک کارآفرین هوشمند به چنین مشتری مهمی توجه بیشتری نشان خواهد داد. 

یکی از مشکلات اساسی کارآفرینان در زمینه مولتی تسکینگ انتخاب از بین کارهای مختلف است. بی شک هر کاری در جایگاه خودش اهمیت خاصی دارد. با این حال قرار نیست شما از کار و زندگی تان زده و کاری پیش پا افتاده را به اولویت های مهمتر ترجیح دهید. 

شاید فکر کنید ما در این بخش فرمول ویژه ای برای شناسایی کارهای ویژه داریم. در این صورت باید کمی ناامیدتان کنیم؛ چراکه هر کارآفرینی بهتر از بقیه اوضاع شرکتش را می داند. پس برای یک لحظه هم که شده تعارف را کنار گذاشته و با خودتان روراست باشید. احتمالا اولین تلاش ها در این راستا چنگی به دل نخواهد زد. با این حال خیلی زود اوضاع تان به طور قابل ملاحظه ای بهتر خواهد شد. 

این روزها هر شرکتی معیارهای خاص خودش را برای اولویت بندی کارها دارد. مثلا اگر شما به مشتریان قول داده اید هر محصول را سر موقع تحویل دهید، آن وقت معیار زمان اولویت اصلی تان خواهد بود. به طور مشابه، اگر کیفیت محصول اهمیت دارد، شاید اندکی تاخیر در تحویل محصولات قابل قبول باشد. البته به شرط اینکه کیفیت نهایی رعایت شود. بی شک این سناریو خیلی ساده است اما چشم اندازی از معیارهای حرفه ای برای اثرگذاری بهتر بر روی مشتریان ارائه می کند. با این حساب شما می توانید بدون دردسر کارتان را جلو برده و نگران هیچ چیز هم نباشید. 

مطلب مرتبط: انجام چند کار به طور همزمان

برنامه ریزی روزانه: رویاهای دور و دراز ممنوع!

پیشبرد همزمان چند کار از آن دست برنامه هایی نیست که اول ماه تکلیفش را روشن کنید. در دنیایی که اتفاقات غیرمنتظره هر لحظه بازار کسب و کار را دستخوش تحولات عمیق می کند، سرمایه گذاری بر روی برنامه های بلندمدت چنگی به دل نمی زند؛ چراکه با یک تغییر کوچک همه برنامه های شما نقش برآب خواهد شد. آن وقت باید با هزاران زحمت دوباره از اول برنامه ای را طراحی و اجرا کنید. 

توصیه ما در این بخش برنامه ریزی روزانه برای انجام همزمان چند کار است. اینطوری شما توانایی واکنش در برابر اتفاقات تازه را خواهید داشت. به علاوه، دیگر خبری از مشکلات پشت سرهم نیز نخواهد بود. با این دست فرمان شما هر چقدر که لازم باشد، وقت برای تغییر جهت فعالیت تان خواهید داشت. آن وقت دیگر خبری از فشارهای عصبی به هنگام اجرای برنامه یا کارهای مختلف نخواهد بود. 

توجه به کار تیمی: راهکاری برای کاهش فشار کار

از قدیم گفته اند یک دست صدا ندارد. شاید این ضرب المثل قدیمی برای خیلی ها بی معنا باشد، اما در دنیای کسب و کار خیلی ها با پیروی از آن به موفقیت های بزرگ رسیده اند. کافی است شرایطی را در نظر بگیرید که به مدیریت تک و تنهای کلی کار مختلف با دوست و همکاران درباره آنها فکر کنید. بی شک اغلب مردم دنیا کار یک نفره را دوست ندارند. هرچه باشد آدم ها تمایل شدیدی برای روابط اجتماعی داشته و این امر حتی در دنیای کسب و کار نیز به چشم می خورد. 

اگر شما جزو آن دسته از کارآفرینان هستید که همیشه کارها را یکه و تنها جلو می برند، بهتر است هرچه زودتر در نحوه فعالیت تان تجدیدنظر کنید؛ چراکه بدون اصلاح سریع وضعیت کاری تان شانسی برای بقا در بازار نخواهید داشت. این امر می تواند خیلی جدی تر از اینها شده و حتی انگیزه تان برای ادامه فرآیند کارآفرینی را نیز تحت تاثیر قرار دهد. 

نگرانی درجه اول خیلی از کارآفرینان و حتی مدیران درباره کار تیمی عدم استقبال کارمندان از این پروژه مهم است. اگر شما هم چنین نگرانی هایی دارید، اصلا لازم نیست خودتان را اذیت کنید؛ چراکه کارمندان عاشق همکاری در پیشبرد کارهای مهم شرکت هستند. بنابراین همین‎که به آنها فرصت و آزادی عمل برای نقش آفرینی در حوزه کسب و کارتان را بدهید، اوضاع تان به طور چشمگیری بهتر خواهد شد. اینطوری با یک تیر دو نشان می زنید. اول از همه اینکه دیگر خبری از فشار کاری شدید در کار همزمان نخواهد بود و از همه مهمتر اینکه کارمندان تان احساس علاقه بیشتری به کارشان خواهند کرد. 

ریتم مناسب تان را پیدا کنید: زیاده روی ممنوع

کسانی که تازه در باشگاه های ورزشی ثبت نام می کنند، معمولا هفته اول همیشه سر ساعت در باشگاه حاضر شده و ساعت های متمادی تمرین می کنند. البته این برنامه منظم حتی به یک ماه هم نمی رسد؛ چراکه به محض تمام شدن شور و هیجان مربوط به باشگاه، دیگر خبری از علاقه ورزشکاران تازه وارد قصه مان نخواهد بود. این دقیقا همان اتفاقی است که اغلب اوقات برای کارآفرینان در زمینه مولتی تسکینگ روی می دهد. احتمالا شما هم بارها و بارها دوستانی را دیده اید که یک یا دو ماه با بی نهایت سرعت ده ها کار را همزمان جلو می برند. اگر دقت کرده باشید، تمام آنها بعد از یکی دو ماه دیگر تحمل انجام یک کار ساده را هم ندارند؛ چراکه همه انرژی شان تخلیه شده است!

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان باید سرعت مشخصی برای مولتی تسکینگ داشته باشند. اگر شما همان اول کار تخته گاز به جلو بروید، احتمالا در میانه مسیر خستگی تحمل ناپذیری مهمان تان خواهد بود. پس سعی کنید همیشه آهسته و پیوسته حرکت کنید. اینطوری دست کم مطمئن می شوید مسیرتان تا آخر ادامه پیدا خواهد کرد. 

ریتم مناسب برای انجام همزمان چند کار از هر فردی به فرد دیگر متفاوت است. در این میان ویژگی های کاری و سطح مهارت ها نیز تاثیرگذار است. با این حال در نهایت هر کسی خودش باید اوضاع را مدیریت کرده و دست به انجام مولتی تسکینگ بزند. البته اگر احساس کردید نیاز به کمک دارید، همیشه امکان استفاده از نظرات دوستان یا همکاران وجود دارد. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا سر صحبت را با همکاران تان درباره مولتی تسکینگ و ریتم مناسبش شروع کنید. قول می دهم حتی چند دقیقه گپ زدن با دوستان در این زمینه هم حسابی حال و هوای تان را عوض خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: مهارت های ضروری برای کارآفرینان؛ راهنمایی برای تازه کارها!

پرهیز از حواسپرتی: دشمن اصلی مولتی تسکینگ

دانشجوهایی که آخر ترم نمره های خوبی کسب نمی کنند، معمولا حواسپرتی را دشمن اصلی کارشان می دانند. قبول دارم خیلی وقت ها این نکات فقط بهانه هایی توخالی هستند اما در دنیای کسب و کار عوامل زیادی برای حواسپرتی وجود دارد. به طوری که حتی یک ثانیه غفلت هم حسابی کار دست من و شما خواهد داد. درست به همین خاطر خیلی از کارآفرینان اصلا میانه خوبی با مولتی تسکینگ ندارند. دلیل آن هم افزایش حساسیت آدم نسبت به المان های پرت کننده حواس است. ماجرا جالب شد، نه؟

هیچ کس در دنیا کار بیش از اندازه را دوست ندارد. به همین خاطر تا پای کارهای طولانی به وسط می آید، ذهن آدم به طور ناخودآگاه به المان های حواسپرتی توجه بیشتری نشان می دهد. شاید فکر کنید این شرایط فقط برای کارآفرینان تنبل روی می دهد، اما راستش را بخواهید، بیشتر یک واکنش طبیعی از سوی ساختار ذهنی انسان است. پس نباید خیلی خودمان را سرزنش کنیم. 

از بحث بر سر اینکه دلیل حواسپرتی در سر کار چیست که بگذریم، به نکته مهمتری می رسیم: نحوه مقابله با حواسپرتی. خب اگر قرار باشد همینطور بدون برنامه و همراه با حواسپرتی به کارمان ادامه دهیم که سنگ رو سنگ بند نمی شود. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز فرمول خاصی برای تان داریم. اول از همه شما باید المان هایی که موجب حواسپرتی تان می شوند را شناسایی کنید. این عوامل بسته به نوع فعالیت شما متفاوت خواهد بود. مثلا برای کسی که عاشقان گل و گیاه است، گلدان های تزئینی در دفتر کار نه تنها آرامبخش نخواهد بود، بلکه هر چند دقیقه یکبار حواسش را پرت خواهد کرد. 

این روزها خیلی از کارآفرینان المان های متنوعی در محل کار مشاهده می کنند که در کسری از ثانیه حواس شان را پرت می کند. اگر نظر ما را بخواهید، شما باید خیلی زود نسبت به این موارد واکنش نشان دهید. اینطوری کارتان راحت تر از هر زمان دیگری شده و دیگر دغدغه حواسپرتی در محل کار را خواهید داشت. 

کمی به خودتان استراحت دهید: نکته ای که همه فراموش می کنند

انسان ها شباهتی به ماشین های تمام اتوماتیک ندارند. شاید یک خودروی بنز چندین روز پشت سر هم کار کند و هیچ ایرادی پیدا نکند، اما ماجرا درباره آدم ها کاملا متفاوت است. چه بسا بدون یک شب خواب راحت تمام روز کاری شما به هم بریزد. پس یادتان نرود مولتی تسکینگ به معنای افتادن از زندگی نیست!

گاهی اوقات کارآفرینان آنقدر درگیر کارهای روزمره و مدیریت کسب و کار می شوند که عملا خودشان را فراموش می کنند. درست در چنین وقت هایی باید از یک استراحت به موقع سود برد. اینطوری دوباره انرژی لازم برای فعالیت کاری را پیدا کرده و می توانید با سرعتی مناسب به کارتان ادامه دهید. یادتان باشد، هرچه فشار کاری روی شما بیشتر شود، احتمال بروز مشکل نیز بیشتر خواهد شد. پس الکی دل تان را با کار بیشتر خوش نکنید؛ چراکه هیچ وقت اوضاع تان در بازار را بهبود نخواهد بخشید. 

آخرین باری که یک تعطیلات درست و حسابی داشته اید، کی بود؟ اگر جواب دادن به این سوال کلی وقت از یک کارآفرین بگیرد، بی شک نیاز به یک مرخصی درست و حسابی دارد؛ چراکه کمتر کسی در بازار بدون حتی یک روز مرخصی و استراحت های گاه و بی گاه شانسی برای موفقیت دارد. حتی تیم های فوتبال هم وسط و انتهای فصل چند هفته ای استراحت به بازیکنان می دهند. پس شما هم سختگیری الکی را رها کرده و هرچند وقت یکبار کمی به خودتان استراحت دهید. 

بعد از اینکه زمان استراحت یا مرخصی تان تمام شد، بی برو برگشت حال بهترتان را متوجه خواهید شد. با این شرایط نه تنها مولتی تسکینگ برای تان پروژه ای غیرممکن نخواهد بود، بلکه به سادگی هرچه تمام تر آن را دنبال خواهید کرد. 

دسته بندی کارها: تکنیکی برای افزایش سرعت عمل

بعضی از کارها در طول روز با هم هماهنگی زیادی دارند. مثلا تولید محتوا در شبکه های اجتماعی فرق زیادی با آپدیت سایت رسمی برند ندارد. به همین خاطر انجام چنین کارهایی در کنار هم ایده بسیار جذابی خواهد بود. ماجرا خیلی ساده تر از آنی است که فکرش را هم می کردید، نه؟

مطلب مرتبط: توصیه هایی برای کارآفرینان مستقل

خیلی از کارآفرینان اصلا میانه خوبی با دسته بندی کارها ندارند. به همین خاطر عملا چنین موضوعی را مورد بی توجهی قرار داده و از کنار آن می گذرند. از آنجایی که مخاطب های ما در روزنامه فرصت امروز باهوش ترین کارآفرینان بازار هستند، اصلا نباید دور چنین ایده هایی بگردید. در عوض قبل از شروع کار یک دسته بندی مختصر و مفید از کارهای روزمره تان داشته باشید. نتیجه این امر مدیریت آسان تر امور در طول روز همراه با انجام همزمان چند کار خواهد بود. 

شما را نمی دانم، ولی من که ترجیح می دهم یک روز کامل را به کارهای مختلف در حوزه بازاریابی اختصاص دهم و روز بعد سراغ کارهای دیگر بروم. پس شما هم با همین دست فرمان همراه باشید تا کارتان راحت تر از هر وقت دیگری شود. 

نظارت تیمی بر کار یکدیگر: تکنیکی جذاب و ساده

وقتی فرد دیگری آدم را زیر نظر دارد، معمولا کیفیت کار خیلی بیشتر می شود. مثلا بازیگری را در نظر بگیرید که در اجرای تئاترش از حضور بعضی از کارگردان های بنام دنیا خبر دارد. بی شک بازیگر قصه ما در چنین سناریویی بهترین عملکردش را روی صحنه نمایش خواهد داد. چه بسا در شب های دیگر که خبری از مهمان های ویژه نیست، دوباره بازیگر قصه ما به حالت سابقش برگردد و خبری از بازی های فوق العاده نباشد. 

همانطور که می بینید، نظارت دیگران روی کار آدم، به ویژه اگر ناظران شامل آدم های مهمی باشند، نقشی تکان دهنده در کیفیت کار دارد. توصیه ما در این بخش نیز دقیقا برهمین مبنا قرار دارد. شما قرار نیست همیشه طوری رفتار کنید که انگار هیچ کس در بازار توجهی به شما ندارد. در عوض از دوستان یا همکاران تان بخواهید تا به طور مداوم بر روی کارتان نظارت کنند. شاید در اولین نگاه این ماجرا مثل یک آش بی نهایت شور به نظر برسد اما چند روز که بگذرد، به خوبی نتیجه کار را احساس خواهید کرد. آن وقت دیگر ماجرا را شوخی نخواهید گرفت. 

سخن پایانی

انجام همزمان چند کار با هم بیشتر شبیه هنرنمایی مخصوص ابرقهرمان ها در فیلم های سینمایی است، اما در دنیای امروز کارآفرینان چاره ای به غیر از انجام این ماموریت خطرناک ندارند. ما در روزنامه فرصت امروز همیشه معتقدیم زمان مهمترین دارایی کارآفرینان است و اینطور که به نظر می رسد، در دنیای کنونی زمان در دسترس برای موفقیت از همیشه کمتر است. بنابراین شما چاره ای به غیر از مولتی تسکینگ ندارید. البته این به معنای سرنوشت فاجعه بار برای کارآفرینان نیست.

ما در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند کوچک به شما برای انجام همزمان کارها کرده باشد. مثل همیشه اگر سوال یا ابهامی درباره نکات این مقاله داشتید، کافی است تعارف را کنار گذاشته و با ما در ارتباط باشید. آن وقت کارشناس های ما در کوتاه ترین زمان ممکن به کمک شما آمده تا مشکل تان را حل کنند.

منابع:

https://cirkus.com

https://www.michaelpage.co.uk