هنر استعفا دادن: چالش سخت اهالی کسب و کار

پایان دادن به یک رابطه شغلی شباهت عجیبی به یک پروژه مهندسی پیچیده دارد. تصور کنید دو مهندس در حال ساختن یک پل بر روی دره ای عمیق هستند که دو مرحله از زندگی حرفه ای آنها را به هم متصل می کند. مهندس اول با دقت، برنامه ریزی و احترام به سازه ای که ترک می کند، پلی زیبا و مستحکم می سازد؛ پلی که نه تنها او را با امنیت به سوی مقصد جدیدش هدایت می کند، بلکه در آینده نیز می تواند با افتخار به آن نگاه کند یا حتی از روی آن بازگردد. مهندس دوم، با عجله، احساسات کنترل نشده و بی توجهی به اصول، سازه ای لرزان و ناامن برپا می کند و در نهایت با هیجان دینامیت زیر پل قدیمی می گذارد تا آن را منفجر کند. او شاید برای لحظه ای احساس پیروزی کند، اما خیلی زود درمی یابد که با دستان خود، یکی از مهمترین راه های ارتباطی با گذشته حرفه ای خود را برای همیشه نابود کرده است.

استعفا دادن از یک شغل، دقیقا همان پروژه ساخت پل است. این کار صرفا یک اعلام خروج ساده نیست، بلکه یکی از تعیین کننده و حساس ترین لحظات در مدیریت برند شخصی یک فرد حرفه ای است. روشی که شما یک سازمان را ترک می کنید، اغلب بسیار بیشتر از دستاوردهایی که در آنجا داشته اید، در حافظه مدیران و همکاران تان باقی می ماند. 

این آخرین برداشت می تواند درهای آینده را به روی شما بگشاید یا برای همیشه ببندد. در دنیای به هم پیوسته امروز، که هر صنعتی یک دهکده کوچک است، یک خروج غیرحرفه ای می تواند مانند یک لکه تاریک تا سال ها شهرت شما را دنبال کند. بنابراین تسلط بر هنر استعفا دادن، یک مهارت نرم حیاتی است که هر فردی باید آن را بیاموزد. ما در این مقاله نقشه راه ساختن این پل استراتژیک را، قدم به قدم، بررسی خواهیم کرد.

فاز اول: برنامه ریزی قبلی

یک خروج موفق مدت ها قبل از جلسه رو در رو با مدیرتان آغاز می شود. این فاز مرحله تفکر، استراتژی و آماده سازی است؛ مرحله ای که در آن شما باید تمام احساسات خود را کنار بگذارید و مانند یک شطرنج باز حرفه ای چند حرکت بعدی را پیش بینی کنید.

•    اطمینان 100 درصدی از تصمیم: هرگز، تحت هیچ شرایطی از استعفا به عنوان یک اهرم فشار برای گرفتن ترفیع یا افزایش حقوق استفاده نکنید. این یک بازی بسیار خطرناک است که در اکثر موارد نتیجه معکوس می دهد. قبل از برداشتن اولین قدم باید از تصمیم خود برای ترک شرکت کاملا مطمئن باشید. تمام جوانب شغل جدید، مسیر شغلی جایگزین و دلایل اصلی خود برای ترک موقعیت فعلی را به دقت بازبینی کنید.

•    نگارش نامه استعفا: نامه استعفا یک سند رسمی است، نه محلی برای ابراز گله و شکایت. این نامه باید تا حد امکان کوتاه، حرفه ای و مثبت باشد. یک نامه استاندارد شامل چهار بخش اصلی است: اعلام واضح تصمیم به استعفا، ذکر تاریخ آخرین روز کاری شما (معمولا دو هفته بعد)، یک یا دو جمله برای تشکر از فرصت هایی که در اختیار شما قرار گرفته و در نهایت اعلام آمادگی برای کمک به یک انتقال نرم و روان. از پرداختن به جزییات دلایل ترک شرکت یا مقصد بعدی تان در این نامه خودداری کنید. به یاد داشته باشید، این نامه در پرونده پرسنلی شما باقی خواهد ماند.

مطلب مرتبط: چالش استعفا از شغل بدون ایجاد دردسر

•    پیش بینی واکنش ها: به احتمال زیاد، مدیر شما در جلسه از شما خواهد پرسید که چرا قصد ترک شرکت را دارید. شما باید پاسخی صادقانه اما دیپلماتیک برای این سوال آماده کنید. تمرکز پاسخ شما باید بر روی آینده و فرصت های جدید باشد، نه بر روی نکات منفی شغل فعلی. به جای گفتن «من از مدیریت ضعیف شما خسته شده ام»، بگویید «شغل جدید به من فرصت بیشتری برای رشد در حوزه تخصصی مدیریت پروژه می دهد». همچنین خود را برای یک «پیشنهاد متقابل» آماده کنید. اگر شرکت برای نگه داشتن شما حقوق بالاتری یا مزایای بهتری پیشنهاد داد، چه خواهید کرد؟ به یاد داشته باشید که پول معمولا دلیل اصلی نارضایتی افراد از شغل شان نیست. مشکلاتی مانند فرهنگ سازمانی ضعیف یا عدم وجود فرصت رشد، با چند دلار بیشتر حل نخواهند شد. بهتر است با قاطعیت و احترام، پیشنهاد را رد کرده و بر تصمیم خود پافشاری کنید.

فاز دوم: هنر گفت وگوی رو در رو

این حساس ترین بخش فرآیند است. جلسه اعلام استعفا باید به صورت حضوری (یا ویدئویی) و کاملا خصوصی با مدیر مستقیم شما انجام شود. هرگز این خبر را از طریق ایمیل، پیامک یا از طریق همکاران به گوش مدیرتان نرسانید.

•    زبان بدن و لحن صدا: آرامش و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید. ارتباط چشمی برقرار کرده و با لحنی آرام اما قاطع صحبت کنید. به یاد داشته باشید که این یک مکالمه تجاری است، نه یک تقابل شخصی.

•    شروع گفت وگو: گفت وگو را مستقیما با اصل مطلب شروع کنید. جملاتی مانند «می خواستم به شما اطلاع دهم که تصمیم به استعفا گرفته ام و نامه رسمی خود را نیز آماده کرده ام» کاملا مناسب است.

•    انتقال پیام های کلیدی:  در طول گفت وگو، بر سه پیام اصلی تمرکز کنید:

۱. قدردانی: از فرصت هایی که در اختیار شما قرار گرفته، تشکر کنید. حتی اگر تجربه تلخی داشته اید، حتما چیزهای مثبتی برای قدردانی وجود دارد.

۲. قاطعیت: تصمیم شما نهایی است و جای مذاکره ندارد. این پیام را باید با احترام اما به وضوح منتقل کنید.

۳. تعهد: بر تعهد خود برای کمک به یک انتقال آرام در طول دو هفته آینده تاکید کنید. این پیام به مدیر شما اطمینان می دهد که شما با مسئولیت پذیری شرکت را ترک می کنید.

•    آنچه هرگز نباید بگویید: از انتقاد از همکاران، مدیریت یا سیاست های شرکت به شدت پرهیز کنید. جلسه استعفا، زمان تسویه حساب نیست. همچنین، از جزییات هیجان انگیز شغل جدیدتان تعریف نکنید. این کار غیرحرفه ای است و می تواند حس بدی را به طرف مقابل منتقل کند. گفت وگو را مثبت، مختصر و متمرکز بر آینده نگه دارید.

فاز سوم: دوره انتقال

دو هفته پایانی حضور شما در شرکت آخرین پرده از نمایش حرفه ای شما در آن سازمان است. بسیاری از افراد در این دوره دچار سندروم بی خیالی می شوند و از نظر ذهنی کار را تمام شده تلقی می کنند. این یک اشتباه بزرگ است. عملکرد شما در این دو هفته تصویر نهایی شما را در ذهن همه شکل می دهد.

•    انتقال دانش: مهمترین وظیفه شما در این دوره، اطمینان از این است که خروج شما کمترین اختلال ممکن را در کار تیم ایجاد می کند. تمام پروژه های در حال اجرای خود را به صورت مکتوب مستندسازی کنید. اطلاعات کلیدی، رمزهای عبور ضروری و فایل های مهم را در یک سند جامع گردآوری کرده و در اختیار مدیر یا جانشین خود قرار دهید. در صورت امکان، زمان کافی برای آموزش فرد جایگزین اختصاص دهید.

•    حفظ نگرش مثبت: با همان انرژی و تعهدی کار کنید که در هفته های اول کاری خود داشتید. در جلسات شرکت کنید، به همکاران تان کمک کنید و مسئولیت های خود را تا آخرین لحظه به بهترین شکل انجام دهید.

•    خداحافظی حرفه ای: در روز آخر، زمانی را برای خداحافظی با همکاران و مدیران خود اختصاص دهید. یک ایمیل خداحافظی کوتاه و مثبت برای تیم ارسال کنید. در صورت تمایل، می توانید اطلاعات تماس شخصی خود (مانند لینک پروفایل لینکدین) را برای حفظ ارتباط در آینده، در اختیار همکاران نزدیک تان قرار دهید. این کار، نشان دهنده احترام و حرفه ای گری شماست.

سخن پایانی

هر شغلی چه خوب و چه بد روزی به پایان می رسد. آنچه در کنترل کامل شماست، چگونگی مدیریت این نقطه پایانی است. یک استعفای هوشمندانه و حرفه ای، سرمایه گذاری ای است که در آینده شغلی شما به اشکال مختلفی بازخواهد گشت؛ از یک توصیه نامه درخشان از مدیر سابق تان گرفته تا یک فرصت همکاری غیرمنتظره با یکی از همکاران قدیمی.

مطلب مرتبط: چه دلایلی برای استعفا دادن مناسب نیستند

دفعه بعدی که در آستانه ترک یک شغل قرار گرفتید، لحظه ای تأمل کنید و از خود بپرسید: من در حال ساختن چه نوع پلی هستم؟ پلی که به آینده ای روشن تر منتهی می شود و گذشته ام را به منبعی از اعتبار تبدیل می کند یا در حال نابود کردن راهی هستم که شاید روزی به بازگشت از آن نیاز پیدا کنم؟ انتخاب این مسیر، تماما در دستان شماست و این انتخاب، بیش از هر مدرک تحصیلی یا عنوان شغلی، عیار واقعی حرفه ای بودن شما را مشخص خواهد کرد.

منابع:

https://ca.indeed.com

https://www.forbes.com