برنامه ریزی سناریو مالی: قایق نجات بودجه برندها

تا حالا برای تان پیش آمده که یک سفر عالی را با دقت تمام برنامه ریزی کنید، اما ناگهان یک توفان بی موقع تمام نقشه های تان را به هم بریزد؟ این دقیقا همان داستانی است که هر سال برای اکثر کسب و کارها تکرار می شود. آنها ماه ها وقت صرف نوشتن یک سند زیبا به نام بودجه سالانه می کنند؛ یک نقشه دقیق برای یک جاده آفتابی و صاف، اما دنیای واقعی یک جاده صاف و قابل پیش بینی نیست، بلکه بیشتر شبیه یک جنگل پر از مسیرهای ناشناخته است.

اگر به جای نقشه، یک راهنمای کامل از نقشه ها را در دست داشتید چه؟ یک نقشه برای روزهای آفتابی، یکی برای روزهای بارانی و حتی یکی برای توفان های سهمگین. این دقیقا کاری است که برنامه ریزی سناریوی مالی برای شما انجام می دهد. 

این تکنیک جادوی پیشگویی آینده نیست؛ هنر آماده شدن برای آینده های مختلف است. در این مقاله می خواهیم یاد بگیریم که چگونه این نقشه ها را برای کسب و کار خودمان ترسیم کنیم تا دیگر هیچ توفانی نتواند ما را غافلگیر کند. پس با ما همراه باشید تا اطلس راه خودمان را باز کنیم.

بودجه سالانه: یک دوست خطرناک است

برای دهه ها بودجه سالانه بی چون و چراترین سند در دنیای مدیریت مالی شرکت ها بوده است. این سند به رهبران حسی از کنترل و اطمینان می دهد. اما این حس یک توهم خطرناک است. بودجه سالانه بر یک فرض بنیادین بنا شده که در دنیای پرآشوب امروز به کلی بی اعتبار است: اینکه آینده قابل پیش بینی و خطی است.

این رویکرد سنتی شرکت ها را شکننده و آسیب پذیر می کند. وقتی یک اتفاق غیرمنتظره مانند یک بحران اقتصادی، ظهور یک رقیب جدید یا یک تغییر تکنولوژیکی رخ می دهد، بودجه سالانه به سرعت به یک سند تاریخی بی ربط تبدیل می شود. 

در این شرایط تیم ها دچار سردرگمی می شوند، تصمیم گیری فلج می شود و شرکت از حالت فعال به حالت واکنشی تغییر وضعیت می دهد؛ یعنی به جای هدایت کشتی، تمام تلاش خود را صرف خالی کردن آبی می کند که از شکاف های بدنه به داخل نفوذ کرده است.

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در بودجه بندی برند

برنامه ریزی سناریو یک تغییر نگرش بنیادین است. این رویکرد به ما نمی گوید که آینده چه خواهد بود؛ بلکه به ما کمک می کند تا درباره آینده های محتمل، به صورت استراتژیک فکر کنیم. هدف این نیست که به پاسخ درست برسیم. هدف این است که با پرسیدن سوالات درست خودمان را برای هر پاسخی آماده کنیم. این کار عضله چابکی و مقاومت را در سازمان شما پرورش می دهد.

3 نقشه برای 3 آینده متفاوت

در قلب برنامه ریزی سناریو طراحی سه داستان یا سه نقشه متفاوت برای آینده کسب وکار شما قرار دارد. هر یک از این داستان ها براساس مجموعه ای متفاوت از مفروضات بنا شده است.

1.    سناریوی پایه: این سناریو محتمل ترین مسیر پیش روی شماست. این نقشه براساس بهترین تخمین های شما از رشد بازار، عملکرد فروش و هزینه ها ترسیم می شود و معمولا مبنای اصلی بودجه بندی و تعیین اهداف عملیاتی شما قرار می گیرد. این همان جاده ای است که انتظار دارید در شرایط عادی در آن رانندگی کنید، اما این فقط یکی از نقشه های شماست.

2.    سناریوی خوش بینانه: این داستان آینده ای است که در آن همه چیز بهتر از حد انتظار پیش می رود. یک کمپین بازاریابی به صورت ویروسی موفق می شود، یکی از رقبای اصلی شما از بازار خارج می شود یا یک تکنولوژی جدید هزینه های تولید شما را به شدت کاهش می دهد. طراحی این سناریو فقط یک تمرین رویاپردازی نیست. این کار به شما کمک می کند تا فرصت های بالقوه را شناسایی کرده و از خود بپرسید: اگر همه چیز خوب پیش برود، آیا ما آمادگی لازم برای پاسخ به این حجم از تقاضا را داریم؟ آیا زیرساخت های ما ظرفیت این رشد سریع را دارد؟ این سناریو شما را برای مدیریت موفقیت آماده می کند.

3.    سناریوی بدبینانه: این مهمترین و در عین حال سخت ترین بخش کار است. در این سناریو شما باید با بی رحمی بدترین احتمالات را در نظر بگیرید مثلا بزرگ ترین مشتری تان قرارداد را تمدید نمی کند. یا یک رکود اقتصادی عمیق قدرت خرید مشتریان شما را به نصف کاهش می دهد. شاید هم هزینه مواد اولیه دو برابر می شود. 

این سناریو به شما کمک می کند تا به حیاتی ترین سوالات بقا پاسخ دهید: نقطه سر به سر ما کجاست؟ چه مقدار ذخیره نقدی برای زنده ماندن در سه ماه بدون درآمد نیاز داریم؟ کدام هزینه ها را می توانیم فورا حذف کنیم؟ داشتن این نقشه اضطراری از قبل، تفاوت بین یک شکست قابل مدیریت و یک ورشکستگی تمام عیار را رقم می زند.

چگونه سناریو را بنویسیم؟ 

برنامه ریزی سناریو، یک فرآیند پیچیده و زمانبر نیست. می توان آن را در چند گام ساده و عملی اجرا کرد.

شناسایی محرک های کلیدی: با تیم خود یک جلسه توفان فکری برگزار کرده و به این سوال پاسخ دهید: کدام دو یا سه عامل خارجی یا داخلی، بیشترین تاثیر را بر روی موفقیت مالی ما دارند؟ این عوامل می توانند نرخ بهره بانکی، قیمت یک ماده اولیه خاص، عرضه محصول جدید توسط یک رقیب یا حتی نرخ ریزش مشتریان باشند. اینها همان متغیرهایی هستند که داستان های شما را شکل خواهند داد.

مطلب مرتبط: 7 روش بودجه بندی هوشمندانه برای صاحبان کسب و کار های کوچک

ساختن روایت ها: حالا برای هر سناریو یک داستان کوتاه بنویسید. برای سناریوی بدبینانه داستانی را تصور کنید که در آن، آن محرک های کلیدی، همزمان در بدترین حالت ممکن خود قرار دارند.

کمی سازی داستان ها: این مرحله جایی است که هنر داستان سرایی با علم مالی ترکیب می شود. حالا باید برای هر یک از این روایت ها، یک مدل مالی کامل بسازید. در سناریوی بدبینانه، درآمد شما چقدر کاهش پیدا می کند؟ هزینه های شما چه تغییری می کنند؟ سودآوری و جریان نقدی شما به چه شکلی درخواهد آمد؟ این مدل ها به شما یک تصویر واضح و عددی از تاثیر هر سناریو بر سلامت مالی شرکت می دهند.

تعریف برنامه های واکنش: این مرحله تمام فرآیند را از یک تمرین تئوریک به یک ابزار عملیاتی قدرتمند تبدیل می کند. برای هر سناریو، به خصوص سناریوی بدبینانه، باید ماشه های مشخصی را تعریف کنید. ماشه، یک رویداد قابل اندازه گیری است که به شما می گوید شما در حال ورود به آن سناریوی خاص هستید. برای مثال، یک ماشه می تواند این باشد: اگر نرخ ریزش مشتریان ما برای دو ماه متوالی، از ۵ درصد فراتر رفت.

سپس برای هر ماشه یک برنامه واکنش از پیش تعیین شده ایجاد کنید. این برنامه دقیقا مشخص می کند که به محض فعال شدن آن ماشه چه اقداماتی، توسط چه کسانی و در چه زمانی باید انجام شود. مثلا به محض فعال شدن ماشه ریزش مشتری تیم بازاریابی کمپین حفظ مشتری را فعال می کند، تیم محصول با ۱۰ مشتری ریزش کرده مصاحبه می کند و تیم مالی تمام هزینه های غیرضروری را به مدت سه ماه متوقف می نماید.

سخن پایانی

زیبایی برنامه ریزی سناریو در این نیست که به شما کمک می کند آینده را به درستی پیش بینی کنید. هیچ کس نمی تواند این کار را انجام دهد. قدرت واقعی آن در این است که شما را از حالت قربانی منفعل آینده، به یک معمار فعال و آماده تبدیل می کند. این فرآیند، عدم قطعیت را از یک منبع ترس به یک منبع مزیت رقابتی تبدیل می نماید.

وقتی شما برای توفان آماده باشید، دیگر از آن نخواهید ترسید. در حالی که رقبای شما در حال واکنش های هیجانی و سراسیمه به یک بحران هستند، تیم شما با آرامش و اطمینان، همان نقشه ای را باز می کند که ماه ها قبل برای دقیقا چنین روزی طراحی کرده بود. بودجه سالانه، نقشه یک مسیر است. برنامه ریزی سناریو اطلس کامل تمام مسیرهای ممکن است. در دنیای پر از مه و توفان امروز هیچ چیزی ارزشمندتر از در دست داشتن یک اطلس کامل نیست، مگر نه؟

منابع:

https://www.linkedin.com

https://www.investopedia.com