توصیه هایی کاربردی برای مدیران (48) / معادله زمان، درگیری تعیین کننده

بسیاری از اوقات مدیران و کارمندان به جست وجوی صفحات وب و کتاب های گوناگون می پردازند تا شاید در میان آنها مطلب مفیدی را در رابطه با مدیریت بهینه زمان، شیوه های مدیریتی بهتر، چگونگی افزایش تولید و روش های نوین افزایش انگیزه همکاران پیدا کنند. اگرچه انجام این فعالیت ها بدون شک نتایج مناسبی در پی خواهد داشت، با این حال در ایده حاضر قصد داریم تا مقداری واقع گرایانه تر به موضوعات نگاه کنیم.

نشستن روی صندلی دفتر کار و خیره شدن به صفحه کامپیوتر با مطالعه یک کتاب در نهایت بدون عمل مناسب چه دستاوردی در پی خواهد داشت؟ بدون شک جواب مشخص است: «هیچ». در واقع باید بیشتر روی عمل به جای کسب اطلاعات تمرکز کرد. به این ترتیب به صورت خودکار ایرادات برندتان و به همراه آن ایده های مناسب برای رفع آنها به ذهن شما وارد خواهد شد.

یکی از مشکلات اساسی پیش روی هر شرکتی اختلاف نظرها در خصوص چگونگی انجام امور مختلف است. این مشکل به ویژه در شرکت هایی که دارای هیأت مدیران یا جمع مدیران ارشد است، بیشتر به چشم می آید. اگرچه بحث و تبادل نظر در دستیابی به گزینه مناسب تاثیر غیر قابل انکاری دارد، با این حال مشکل اصلی در جایی رخ می دهد که این بحث ها به هر موضوع کم اهمیتی کشیده شوند.

به عبارت ساده تر، تنها موضوعات کلیدی و مهم ارزش بحث و تبادل نظر دارند. سایر انتخاب های روزانه و فاقد اهمیت را باید برعهده کارمندان همان بخش گذاشت. علاوه بر این از دیدگاه مدیریت زمان نیز دخالت در همه مسائل شرکت نه تنها درست نیست، بلکه زمان زیادی را نیز از شما خواهد گرفت.

ایده

در اینجا قصد نداریم تا خودداری از هرگونه بحث و تبادل نظر را پیشنهاد کنیم. در واقع این بحث ها پیش نیاز بنای یک برند موفق است و وظیفه آن برعهده مدیران ارشد شرکت است. با این حال همانطور که در سطور بالا ذکر شد، بحث های بی مورد در خصوص مسائل کم اهمیت تنها وقت و هزینه شما را هدر خواهد داد. به همین منظور بهتر است فهرستی از موضوعات مهم شرکت خود را گردآوری کرده و تمامی مدیران ارشد تنها در زمینه همان موضوعات به بحث و تبادل نظر بپردازند.

به این ترتیب از یک سو فواید غیر قابل چشم  پوشی گفت وگوها از میان نخواهد رفت و از سوی دیگر در وقت و سرمایه تان صرفه جویی می شود.

راهکار بعدی که به مراتب از شیوه نخست بهتر است استفاده از نظرات مشاوران حرفه ای و مدیران موفق بازنشسته است. این افراد به دلیل تجربه بالایی که دارند، با مشکلات شما به صورت مداوم دست وپنجه نرم کرده اند. بنابراین توانایی ارائه بهترین راهکارها را در این خصوص دارند. با این حال توجه داشته باشید که استفاده از این راهکار یک عیب اساسی نیز دارد.

در واقع استفاده از مشاوره افراد دیگر اگرچه بسیار مفید است، با این حال روحیه خلاقیت و نوآوری را در شما از بین خواهد برد. به این ترتیب بهتر است در استفاده از راهکار نخست و شیوه اخیر به نوعی تعادل ایجاد کرده و از نتایج هر دوی آنها بهره ببرید. در عین حال به خاطر داشته باشید که مانند هر ایده دیگری، زیاده روی و توجه فراوان به این ایده نیز می تواند دردسرساز شود.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به طور معمول مدیران شرکت به منظور بررسی طرح های گوناگون اقدام به برگزاری گردهمایی کرده و به این وسیله به تبادل نظر می پردازند. اگرچه این ایده می تواند مفید باشد، با این حال بسیار وقت گیر بوده و از نظر مدیریت بهینه زمان به نوعی یک فاجعه محسوب می شود. بنابراین بهتر است از سرویس های ارتباطی نوین مانند شبکه های اجتماعی، ایمیل و ویدئو کنفرانس استفاده کنید. به این ترتیب دیگر زمان چندانی را نیز تلف نخواهید کرد.

- تفاوت دیدگاه و سلایق بیشتر از خود موضوعات بحث برانگیز است. در واقع بیشتر مشاجرات درون شرکت ها و میان مدیران از همین تفاوت دیدگاه ها و به تبع آن تحلیل هاست. بنابراین توصیه ما هماهنگ کردن سلایق و در نظر گرفتن منافع شرکت به جای علاقه های شخصی است.

- از اهمیت گردهمایی مدیران به دلیل وقت گیر بودن آن به طور کامل چشم پوشی نکنید. در واقع گاهی اوقات لازم است تا مدیران هر بخش یکدیگر را به طور رو در رو ملاقات کنند.