هنر ارائه قانع کننده در جلسات کاری

گاهی اوقات فردی هدیه ای گران بها را با عجله در یک بسته بندی نامرتب و بدون هیچ حرفی به سمت شما پرت می کند. شما با وجود ارزشمندبودن محتوای آن حس خوبی از این تبادل دریافت نمی کنید. حالا موقعیت دیگری را تصور کنید که در آن فردی یک هدیه شاید ساده تر را در یک جعبه زیبا با یک روبان خوش رنگ و یک داستان شخصی و صمیمی درباره چرایی انتخاب آن هدیه به شما تقدیم می کند. این هدیه دوم هرچه که باشد، در ذهن و قلب شما ماندگار خواهد شد. در دنیای ایده ها سخنرانی یا ارائه شما همان بسته بندی، روبان و داستانی است که به همراه هدیه ارزشمندتان یعنی ایده اصلی شما به مخاطب عرضه می شود.

یک ایده انقلابی که به شکلی ضعیف، نامنظم و کسل کننده ارائه شود مانند همان هدیه گران بهای اول هرگز به مقصد واقعی خود یعنی ذهن مخاطب نخواهد رسید. این یک تراژدی رایج در دنیای کسب و کار است. افراد ساعت ها، روزها و حتی ماه ها صرف تحقیق و توسعه یک ایده درخشان می کنند، اما در نهایت آن را در یک ارائه 20 دقیقه ای پر از اسلایدهای متنی و با صدایی نامناسب نابود می کنند. 

هنر ارائه صرفا مجموعه ای از تکنیک های خوب صحبت کردن در جمع نیست. این هنر معماری یک تجربه است؛ فرآیند ساختن یک پل مستحکم از ذهن شما به ذهن تک تک افراد حاضر در سالن. این فرآیند، نه با طراحی اسلایدها که با درک عمیق روانشناسی انسان و قدرت داستان سرایی آغاز می شود. در ادامه ما نقشه ساخت این پل را آجر به آجر بررسی خواهیم کرد.

طراحی یک ایده مرکزی؛ چرا کمتر همیشه بیشتر است؟

اولین و مهمترین قانون این است: هر ارائه باید حول یک ایده مرکزی و قدرتمند بنا شود. این بزرگ ترین تفاوت بین یک ارائه الهام بخش و یک سخنرانی فراموش شدنی است. مغز انسان برای پردازش همزمان چندین ایده بزرگ و نامرتبط طراحی نشده است. 

مطلب مرتبط: چگونه با ارائه مناسب در جلسات کاری کسب و کارمان را توسعه دهیم؟

وقتی شما تلاش می کنید در یک زمان کوتاه 10 نکته کلیدی را به مخاطب خود منتقل کنید، در واقع هیچ کدام را منتقل نکرده اید. شما تنها مجموعه ای از اطلاعات پراکنده را به سمت آنها پرتاب کرده اید که به سرعت از حافظه کوتاه مدت شان پاک خواهد شد.

یک ایده مرکزی نخ تسبیحی است که تمام دانه های ارائه شما را به یکدیگر متصل می کند. این ایده، پاسخ به این سوال است: اگر مخاطب شما قرار باشد تنها یک چیز را از سخنرانی شما به یاد بیاورد، آن یک چیز چه باید باشد؟ تمام مثال ها، داستان ها و داده هایی که ارائه می دهید، باید در خدمت تقویت و روشن تر کردن همین یک ایده باشند. 

به جای تلاش برای ساختن 10 پل ضعیف و لرزان تمام انرژی خود را صرف ساختن یک شاهراه محکم و روشن به سوی درک عمیق تر آن ایده مرکزی کنید. این کار نیازمند شجاعت است؛ شجاعت حذف کردن اطلاعات اضافی، حتی اگر برای خودتان بسیار جالب باشند. به یاد داشته باشید، هدف شما به رخ کشیدن تمام دانش تان نیست؛ هدف شما، هدیه دادن یک ایده ارزشمند به شکلی است که مخاطب بتواند آن را با خود به خانه ببرد.

قدرت روایت؛ از داده های خشک تا داستان های زنده

مغز ما برای به خاطر سپردن لیست ها و داده های آماری تکامل پیدا نکرده است. مغز ما یک ماشین داستان پرداز و داستان دوست است. داستان ها زبان جهانی انسان ها هستند. آنها به داده های خشک روح، احساس و معنا می بخشند و این قدرت را دارند که مفاهیم انتزاعی را به تجربیات ملموس و قابل درک تبدیل کنند. یک ارائه بدون داستان مانند یک سخنرانی رباتیک است؛ ممکن است از نظر فنی دقیق باشد، اما هرگز با مخاطب ارتباط برقرار نمی کند.

به جای آنکه به مخاطب خود یک نمودار نشان دهید که می گوید رضایت مشتریان ما در سه ماه گذشته ۱۵ درصد افزایش یافته است، داستان یکی از همان مشتریان را تعریف کنید. داستان جک که قبل از استفاده از محصول شما با چه مشکلی دست و پنجه نرم می کرد، چگونه با محصول شما آشنا شد و این تغییر، چگونه زندگی روزمره او را بهبود بخشید. این داستان آن ۱۵ درصد بی روح را به یک واقعیت انسانی و به یاد ماندنی تبدیل می کند.

یک ساختار روایی خوب می تواند کل ارائه شما را شکل دهد. ارائه خود را با معرفی یک مشکل یا یک سوال چالش برانگیز شروع کنید (این گره داستان است). سپس، مخاطب را به سفری برای کشف راه حل ببرید؛ سفری که پر از تلاش ها، شکست ها و یادگیری ها بوده است. در نهایت راه حل یا همان ایده مرکزی خود را به عنوان نقطه اوج و نتیجه گیری این سفر، ارائه دهید. این رویکرد مخاطب را از یک شنونده منفعل به یک همسفر فعال در کشف ایده شما تبدیل می کند.

خلق رسانه؛ تسلط بر زبان بدن و صدا

مهم نیست که ایده شما چقدر درخشان و داستان شما چقدر جذاب باشد؛ اگر ابزار اصلی انتقال این دو، یعنی خود شما، به درستی کار نکند، تمام تلاش های تان بی نتیجه خواهد بود. بدن و صدای شما، قدرتمندترین رسانه ای است که در اختیار دارید. بسیاری از سخنرانان، با پنهان شدن پشت تریبون، خواندن از روی اسلایدها و صحبت کردن با صدایی یکنواخت، این رسانه قدرتمند را خاموش می کنند.

مطلب مرتبط: افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری با چند تغییر ساده

با اعتماد به نفس روی صحنه قدم بزنید. تماس چشمی را با بخش های مختلف مخاطبان خود حفظ کنید. این کار، یک گفت وگوی یک طرفه را به یک تعامل دوطرفه تبدیل می کند. از حرکات دست خود به صورت هدفمند برای تاکید بر نکات مهم استفاده کنید. یک لبخند صمیمی، می تواند بیش از صدها کلمه، حس اعتماد و صمیمیت را منتقل کند.

بزرگ ترین دشمن یک سخنرانی، صدای مونوتن و یکنواخت است. با تغییر دادن سرعت، حجم و زیر و بمی صدای خود، به کلمات تان انرژی و احساس ببخشید. از قدرت سکوت نترسید. یک مکث چند ثانیه ای قبل یا بعد از بیان یک نکته کلیدی، می تواند توجه تمام سالن را به سمت شما جلب کرده و به آن نکته، وزن و اهمیت بیشتری ببخشد. تمرین کنید. صدای خود را ضبط کرده و به آن گوش دهید. آیا شما حاضر بودید 20 دقیقه به این صدا گوش دهید؟

دام پاورپوینت؛ رهایی از دامی بزرگ!

اسلایدها قرار است مکمل ارائه شما باشند، نه جایگزین آن. متاسفانه، بسیاری از ارائه ها به پدیده ای به نام مرگ با پاورپوینت دچار می شوند؛ جایی که سخنران خط به خط متن های طولانی و خسته کننده را از روی اسلایدهای خود برای مخاطب می خواند. این کار نه تنها توهین آمیز است، بلکه توجه مخاطب را نیز بین شما و صفحه نمایش، تقسیم و نابود می کند.

قانون طلایی در طراحی اسلاید سادگی است. هر اسلاید باید یک ایده اصلی را منتقل کند و این کار را به صورت بصری انجام دهد. به جای نوشتن یک پاراگراف کامل، از یک تصویر قدرتمند، یک نمودار ساده یا یک کلمه کلیدی استفاده کنید. اسلایدهای شما باید به قدری ساده باشند که مخاطب بتواند با یک نگاه چند ثانیه ای، پیام آن را دریافت کرده و سپس تمام توجه خود را دوباره به شما، یعنی سخنران اصلی، معطوف کند. به یاد داشته باشید، شما در حال ارائه یک سخنرانی هستید، نه یک سند ورد بر روی پرده نمایش.

سخن پایانی

بی شک برند شما یک تغییر نگرش بنیادین لازم دارد. یک ارائه عالی یک اجرای بی نقص برای به رخ کشیدن هوش و دانش شما نیست. این یک راهکار سخاوتمندانه است. شما روی صحنه می روید تا چیزی ارزشمند را به آنها هدیه دهید؛ یک بینش جدید، یک راه حل برای مشکلی که با آن درگیر هستند یا جرقه ای از الهام که می تواند مسیر فکری آنها را تغییر دهد.

مطلب مرتبط: هنر مذاکره در کسب و کار: چگونه معامله های موفق داشته باشیم؟

وقتی با این ذهنیت به فرآیند ارائه نگاه کنید، بسیاری از ترس ها و نگرانی های شما از بین خواهد رفت. تمرکز شما از روی خودتان و قضاوتی که ممکن است دیگران درباره شما داشته باشند، به روی مخاطب و ارزشی که قرار است به آنها منتقل کنید، جابه جا می شود. از امروز، به ارائه بعدی خود نه به عنوان یک آزمون ترسناک، بلکه به عنوان یک فرصت فوق العاده برای بخشیدن یک هدیه فکری به دیگران نگاه کنید. با این نگرش، شما نه تنها سخنران بهتری خواهید شد، بلکه به فردی تاثیرگذارتر تبدیل خواهید گشت که می تواند ایده هایش را در جهان به حرکت درآورد.

منابع:

https://hbr.org

https://www.bdc.ca