کارکنان به بازخورد احتیاج دارند؛ ارائه بازخورد مثبت مبحثی چالشی نیست اما اگر قرار باشد درخصوص بهبود عملکرد و نقاط ضعف آنها صحبت شود، کار کمی سخت میشود. ارائه بازخورد به مهارتهای ارتباطی مدیران بستگی دارد. اعلام نظر درخصوص عملکرد افراد شاید به نظر ساده برسد اما میتواند پیامدهای ناخوشایندی را به همراه داشته باشد. این پیامدها میتواند از دست رفتن انگیزه و اعتماد به نفس باشد. در ارائه بازخورد، فن بیان و رویکرد مطرح کردن بازخورد میتواند تاثیر بسیار زیادی بر نتیجه جلسه بازنگری عملکرد بگذارد.
فن بیان: جملات زیر میتواند به شما کمک کند تا بتوانید جلساتی بازخورد موثرتر داشته باشید:
-1 «شما انتظارات در حد الزامات شغلی را برآورده میکنید اما این فرصت وجود دارد که عملکردتان را بهبود دهید و خود را بهعنوان فردی برجسته در شرکت معرفی کنید.» این عبارت میتواند به کارمند شما این احساس را القا کند که توانمندیهای زیادی دارد و اگر به خوبی آن را به کار گیرد، میتواند به فردی موفق در سازمان تبدیل شود.
-2 «عملكرد شما انتظارات ما را برآورده نمیكند. بهتر است الان درخصوص یك برنامه عملیاتی برای بهبود عملكرد شما صحبت كنیم. در این جلسه ما اهدافی را تعیین میكنیم و درخصوص آن به توافق میرسیم و زمانبندی آن را مشخص میكنیم. سپس در بازههای زمانی روند را ارزیابی میكنیم». این عبارت به فرد نشان میدهد که شما دنبال بهبود وضعیت وی هستید و به وی در این خصوص کمک میکنید.
رویکرد مطرح کردن بازخورد: رویکردهای زیر برای ارائه بازخورد پیشنهاد میشود:
-1 برای بیان نقاط قابل بهبود کارکنان سعی کنید از عبارات جدیدی استفاده کنید. در جلسات بازنگری، عبارات یکسانی را مدام تکرار نکنید.
-2 از فرد بخواهید آنچه از صحبتهای شما برداشت کرده است، بازگو کند تا مطمئن شوید مطالب به خوبی تفهیم شده است.
-3 به وی بگویید که شما برای پاسخگویی به سوالات وی آمادگی دارید و سعی کنید احساس راحتی کند.
-4 اگر احساس کردید وی با ارزیابی شما مخالف است، حتما به وی فرصت دهید در این خصوص صحبت کند. میتوانید از وی بخواهید مثالهایی بزند که نشان دهد با نتیجه ارزیابی شما مغایر است.
-5 برای اینکه از روند بهبود در عملکرد وی مطمئن شوید، جلسات پیگیری منظمی را تنظیم کنید. بهتر است از وی بخواهید برنامه زمانبندی خود را درخصوص بهبود اعلام کند.
-6 حتما درخصوص برنامههای بهبود با هم توافق کنید. گاهی اوقات افراد در مورد اقدام یا شیوه اجرای آن با شما همعقیده نیستند.
-7 در جلسات بازنگری عملکرد و ارائه بازخورد؛ حتما دلایل ارزیابی خود را ذکر کنید. درخصوص نحوه عملکرد وی مثالهای واقعی و عینی بزنید.
* دانشجوی دکترای مدیریت آموزشی