6 روش کلیدی برای برنامه‌ریزی بهتر

در این مقاله با استفاده از شش تکنیک، روش برنامه‌ریزی صحیح را بررسی می‌کنیم تا بتوانیم امور زندگی و کاری خود را با دقت و برنامه صحیح به سمت موفقیت نیل دهیم.

کوله‌پشتی: یکی از دغدغه‌های انسان‌ها به‌ویژه مدیران و کارآفرینان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح است. مدیری را در نظر بگیرید که به دلیل مشغله فراوان، قرار‎های ملاقات یا تلفن‌های کاری متعددی را در برنامه کاری خود دارد و همیشه اتفاقات غیرمنتظره مثل یک قرار ملاقات ناگهانی یا یک جلسه اضطراری در کمین مدیران است. یک مدیر برای آنکه بتواند در سمت خود به موفقیت دست یابد، باید برنامه‌ریزی دقیقی برای امور روزانه، هفتگی و حتی ماهانه خود داشته باشد تا خودش را در برابر بی‌برنامگی‌ها در امان بدارد. تکنیک‌های زیادی برای برنامه‌ریزی زمانی وجود دارد که موجب می‌شود زندگی شخصی و کاری شما روال مشخصی به خود بگیرد.

1 - اهداف واقعی و دست‌یافتنی و تمرکز بر آنها

اهداف شما مانند چراغی است که مسیر تاریک روبه‌رویتان را روشن می‌کند تا در رسیدن به آنچه می‌خواهید موفق شوید. اطمینان حاصل کنید که اهداف‌تان دست‌یافتنی و دور از دسترس نیست. همیشه اهداف‌تان را جلوی روی‌تان تصور کنید تا فراموش‌شان نکنید و روی آنها تمرکز کنید.
- ۲ داشتن تقویم کاری

مهم نیست یک تقویم قدیمی رومیزی داشته باشید یا یک سر‌رسید ساده یا یک اپلیکیشن تقویم که با همه‌ دیوایس‌های شما همگام(sync) شده باشد، مهم این است که از تقویم‌تان همیشه استفاده کنید.
3-  مشخص کردن اولویت‌ها در ابتدای روز

در ابتدای هر روز کاری ۲۰ دقیقه را به اولویت‌بندی کارهای خود اختصاص دهید. این زمان را فقط برای خودتان و تنها خودتان قرار دهید؛ تلفن‌هایتان را روی منشی تلفنی‌تان دایورت کنید، میل‌باکس خود را ببندید و‌ به‌طورکلی تمام مشغله‌ها و برنامه‌هایتان را فراموش کنید. مهم‌ترین برنامه‌ شما در حال حاضر اولویت‌بندی است. اگر فکر می‌کنید این ۲۰دقیقه را نمی‌توانید برای خود در ابتدای صبح فراهم کنید، هر روز یک قرار ملاقات ۲۰دقیقه‌ای با خودتان در محل تقویم‌تان تنظیم کنید.
4-اولویت‌ها را اولویت‌بندی کنید

کارهای با اولویت بالا را اول و کارهای با اولویت پایین‌تر را در انتها قرار دهید. شاید این کار کمی اضافی به نظر برسد، اما حقیقت آن است که انسان‌ها تمایل دارند کارهای راحت‌تر را در ابتدا انجام دهند و کارهای سخت را به بعد موکول کنند، اما بعد، هیچ‌وقت وجود ندارد. بنابراین کارهایی که پر‌اهمیت‌تر و زمانبر‌ هستند را ابتدا انجام دهید‍‍. فراموش نکنید که انرژی اول وقت خیلی بیشتر از سایر اوقات است.
5 - در پایان هر روز کارهای نا‌تمام خود را به پایان برسانید

در پایان وقت کاری خود ۲۰ دقیقه را برای پایان دادن به کارهای ناتمام جزئی مثل چک کردن ایمیل‌ها، گوش دادن به پیغام‌های صوتی یا ارجاع دادن پرونده‌ها و نامه‌ها به دیگر همکاران‌تان، اختصاص دهید. کارهای ناتمام و جزئی که اغلب تعدادشان زیاد است بیشتر از کارهای بزرگ ذهن ما را درگیر می‌کند. این تکنیک کمک می‌کند تا ذهن‌مان را از دغدغه‌های کارهای جزئی پاک کنیم و به کارهای بزرگ بهتر و بیشتر بیندیشیم.
6- محیط کاری‌تان را مرتب کنید

مطمئنا در یک محیط نامرتب و کثیف نمی‌توان به خوبی تمرکز کرد. نمود محیط کاری و حتی محتویات درون کیف شما در ذهن شما آشکار خواهد شد. اگر همه چیز مرتب و سر جایش باشد، ذهن شما هم مرتب‌تر و راحت‌تر درگیر مسائل می‌شود تا اینکه دغدغه ذهن شما یافتن یک خودکار در بین انبوهی از کاغذهای روی میزتان باشد. در پایان هر روز محیط کاری خود را مرتب کنید تا روز بعد را با یک حس همراه با پاکیزگی و انرژی مثبت آغاز کنید. زیرا بسیاری از بحران‌ها، موارد اضطراری و مواردی که سخت قابل کنترل‌اند، همیشه وجود دارند و یک مدیر باید بتواند با برنامه‌ریزی صحیح از عهده کارهای قابل کنترل بربیاید تا زمان بیشتری را برای مواردی که سخت قابل کنترل‌اند، صرف کند. برنامه‌ریزی به دسته‌بندی صحیح دغدغه‌های ذهنی و مواجهه با آنها کمک می‌کند.