6 نکته مهم برای ایجاد کد فرهنگی در شرکت

چند سال قبل پس از دیدن اسلایدهای کد فرهنگی HubSpot متوجه شدیم که می خواهیم برای خودمان کد فرهنگی تعریف کنیم.

پس از آن که کد فرهنگی دلخواه مان را ایجاد کردیم، وقتی بعد از مدتی آن را دوباره بررسی کردیم، متوجه شدیم آنچه تعریف کردهایم، به بازبینی کلی نیاز دارد.

ما می خواستیم کد فرهنگی مان معرف تاثیر امروزی ما باشد که مسلماً با تاثیر چند سال پیش مان تفاوت دارد.

اگرچه بعضی مسائل مهم، مانند ارزش های محوری، رسالت و ...، تغییری نکرده است، مولفه ای وجود داشت که در آن زمان نادیده گرفته شده بود.

قبل از آن که به معرفی این مولفه ها بپردازیم، بهتر است به تبیین ضرورت تعریف کد فرهنگی در شرکت ها بپردازیم.

ضرورت تعریف کد فرهنگی در شرکت

اگر از خودتان می پرسید که چرا شرکت تان باید کد فرهنگی داشته باشد، باید بدانید که این سوال فقط برای شما پیش نیامده است.

مطلب مرتبط:چگونه یک فرهنگ مناسب و سازنده در استارتاپ خود ایجاد کنیم؟

اطلاع داشتن از هدف ایجاد این سند برای برنامه ریزی کردن و آماده کردن مقدمات ضروری است. دلایل زیر نشان دهنده اهمیت کد فرهنگی برای کسب و کارتان است:

•کد فرهنگی استعدادها را جذب می کند: هرچند بعضی شرکت ها کد فرهنگی شان را محرمانه نگه می دارند، شکی نیست که کد فرهنگی بیرون از سازمان از قدرت بی نظیری برخوردار است. فرهنگ در حال تبدیل شدن به مهم ترین جنبه ای است که متقاضیان هنگام درخواست کار در شرکتی به آن توجه می کنند. بنابراین چرا اسنادی ایجاد نکنیم که دقیقاً فرهنگ شرکت مان را تشریح کند؟

•کد فرهنگی انتظارات کارکنان را تعیین می کند: حتی کارکنان نیز گاهی اوقات به بازآموزی در زمینه انتظارات سازمان از خود نیاز دارند. تدوین سندی که این توقعات را به وضوح تشریح کند، روشی فوق العاده برای همسو نگه داشتن کارکنان و اطمینان از صحت عملکرد ایشان است.

•کد فرهنگی به مشتریان آموزش می دهد: بسیاری از مشتریان به ما گفته اند که پیش از تصمیم گیری برای معامله با یک شرکت، فرهنگ آن را ارزیابی می کنند. خود شرکت ها نیز پیش از قبول همکاری با شرکت های دیگر، فرهنگ آن را سبک و سنگین می کنند. با این توصیف لازم است که فرهنگی را به مشتریان احتمالی خود ارائه دهید که هویت و چرایی وجودتان را به درستی درک کنند.

نکات مهم هنگام ایجاد یا به روزرسانی کد فرهنگی

شکی نیست که شروع کردن محتوایی با این اهمیت بسیار دلهره آور است. چه چیزهایی را باید در این محتوا گنجاند و از چه مطالبی باید صرف نظر کرد؟ چطور می توان از بین تمام این مطالب پراکنده محتوایی منسجم را تولید کرد؟ آیا کدهای فرهنگی تعریف شده واقعاً معرف شرکت است؟

مسلماً در آغاز راه انبوهی از سوالات مختلف به ذهن تان هجوم می آورد. در این بخش راهنمای مختصری شامل چند دستورالعمل کلیدی را برای تان تهیه کرده ایم که می تواند طی این فرآیند به شما کمک کند.

1- با افراد مناسب صحبت کنید

فردی را طرف مشورت قرار دهید که خالق این «چرایی» بوده است

نخستین کاری که هنگام به روزرسانی کد فرهنگی انجام دادم، این بود که از باب رافولو ، موسس و مدیر عامل شرکت وقت گرفتم. اگرچه تمام کارکنان فرهنگ شرکت را می شناختند، باب فردی بود که می توانست تمام جزئیات و داستان های نهفته در پس چرایی وضعیت فعلی را توضیح دهد. زمانی که برنامه ام را به او توضیح دادم، به این نتیجه رسیدیم که بهترین کار این است که داستان شکل گیری شرکت را از ابتدا تاکنون بررسی کنیم و مولفه های کلیدی تاثیرگذار بر این روند را شناسایی کنیم.

با مدیرعامل شرکت درباره تمام این موارد صحبت کردیم، من یادداشت های دقیقی برداشتم و هر جا ابهام داشتم، سوال پرسیدم تا در نهایت صفحات متعددی از اطلاعات باارزشی را جمع کردم که می توانستم از آنها برای تعریف کدهای فرهنگی استفاده کنم.

با افراد باسابقه صحبت کنید

افراد باسابقه و قدیمی می توانند درباره احساسات کارکنان در مراحل مختلف شکل گیری شرکت و از فراز و نشیب های آن صحبت کنند. دیدگاه مدیران و کارکنان درباره اتفاقات گذشته همواره یکسان نیست، بنابراین بهتر است جریان را از نقطه نظرهای گوناگون بررسی کنید.

مطلب مرتبط:ایجاد فرهنگ کسب‌ و‌ کار

با افرادی که در جریان روزمرگی ها هستند، صحبت کنید

در پایان برای این که دیدی کامل و صحیح از فرهنگ جاری در شرکت و فرهنگی به دست بیاورید که معرف تجربیات کارکنان باشد، لازم است که با افرادی که در جریان روزمرگی ها هستند، صحبت کنید.

شکی نیست که مدیرعامل شرکت می تواند پیشبینی ها و تصورات خود را شرح دهد، اما واقعیت این است که فرهنگ چیزی است که حتی در غیاب روسا نیز برقرار است.

افرادی که در جریان روزمرگی های شرکت قرار دارند، چه جزء کارکنان قدیمی باشند، چه جدید، می توانند بازخورد و اطلاعات ارزشمندی را درباره حس و حال کار کردن در این شرکت ارائه دهند.

اطمینان حاصل کنید که حداقل یک نفر با چنین خصوصیاتی در ایجاد و نهایی سازی کد فرهنگی شرکت داشته باشد.

2- دلیل انجام دادن کارهایی را که انجام می دهید، توضیح دهید.

هدف

صبح ها با چه انگیزهای از خواب بیدار می شوید؟ نیروی محرکه کسب وکارتان چیست؟ هدف شرکت تان چیست؟

مردم پس از خواندن کد فرهنگی تان باید متوجه دلیل فعالیت تان در این حوزه بشوند و فراتر از آن بفهمند که چگونه به این هدف جامه عمل پوشانده اید.

درک کردن هدف متقاضیان را هیجانزده می کند، کارکنان را راهنمایی می کند و مشتریان را ترغیب می کند که بخواهند بخشی از شرکت تان باشند.

برای مثال هدف ما این است که «به مردم و سازمانهای شان کمک کنیم که به موفقیت برسند.» ما هدف مان را به روش های زیر در کد فرهنگی مان گنجاندیم:

•رسالت مان را بیان کردیم.

•توضیح دادیم که به چه گروه هایی از مردم کمک می کنیم.

•درباره گذشته ای که در راه تحقق بخشیدن به رسالت مان پشت سر گذاشته بودیم و مشکلاتی که در این راه با آن مواجه شده بودیم، صحبت کردیم.

•سه روش اصلی ای را که در حال حاضر از طریق آن ها به مردم کمک می کردیم، یعنی آموزش، اجتماع و شفافیت شرح دادیم.

•تاثیرگذاری و مفید بودن ارزش محوری و اهمیت آن را برای کارکنان مان را دادیم.

•توضیح دادیم که چگونه در آینده می خواهیم به مردم کمک کنیم.

تمامی این مثال ها نشان می دهد که ما با چه انگیزهای برای تحقق رسالت مان تلاش می کنیم.

مطلب مرتبط: اصول فرهنگ عالی سازمانی در برترین محیط های کار

به حرف زدن اکتفا نکنید، در عمل ثابت کنید!

چنانچه روش های مختلف اجرایی کردن مسائلی را که در کدهای فرهنگی خود به موعظه کردن درباره آن پرداخته اید، به مخاطبین خود نشان دهید، اعتماد و تفاهم آن ها را جلب خواهید کرد.

برای مثال ما در نسخه جدید کد فرهنگی مان، نقل قول هایی از مشتریان و صاحبان شرکت های دیگر را بیان کرده ایم، نمونه هایی از تصدیق هایی را که کارکنان برای اثبات ارزش های محوری به دست آورده اند، در معرض دید قرار داده ایم و عکس هایی واقعی از گروه مان را در حال فعالیت منتشر کرده ایم.

3- افرادی را که در سازمان کار می کنند، توصیف کنید

دلیل اهمیت معرفی همکاران

افرادی که کد فرهنگی تان را مطالعه می کنند، باید دقیقاً بدانند که چه افرادی در گروه تان وجود دارند. مزایای معرفی همکاران عبارت است از:

•به این وسیله می توانید کارکنان تان را در زمینه رفتارهایی که از آن ها انتظار می رود، راهنمایی کنید و این رفتارها را به آن ها یادآوری کنید.

•می توانید متقاضیان فعالیت در شرکت را با افرادی که در آینده همکار آن ها خواهند شد، آشنا کنید. به این ترتیب آن ها با علم از محیطی که در آن قرار خواهند گرفت، برای درخواست شغل ترغیب می شوند یا خود را مناسب نمی بینند و کنار می کشند.

•می توانید به مشتریان آینده تان، افرادی را معرفی کنید که با آن ها همکاری خواهند داشت و امیدوار باشید که این معرفی ایشان را به شروع همکاری تشویق خواهد کرد.

نقطه شروع

اگر مرحله بالا را انجام داده و هدف خود را توضیح داده اید، تبریک می گوییم که توانسته اید شالوده محکمی را پی بریزید. اکنون زمان آن است که به ارزش های محوری بپردازید.

ارزش های محوری نقش کلیدی در استخدام کردن یا نکردن استعدادها دارد و پیش نیاز تمامی اعضاء گروه های مختلفی است که در شرکت فعالیت دارند.

هنگام پرداختن به ارزش های محوری باید به نکات زیر نیز توجه کنید:

•ارزش های محوری کدام ها هستند.

•معنای هر کدام از آن ها چیست.

•دلیل مهم بودن آن ها برای شرکت چیست.

•نمونه هایی از شیوه عمل کردن به این ارزش ها را بیان کنید.

4- درباره چشم انداز صحبت کنید

تبیین چشم انداز شرکت در آینده بخش مهم دیگری از کد فرهنگی است. مردم دوست دارند که سهمی در پیش برد اهداف شرکت محبوب شان داشته باشند و در کنار شما هدفی را محقق کنند که تاکنون برآورده نشده است. مردم می خواهند دقیقاً بدانند که شرکت تان در کدام نقطه ایستاده است و به کجا می رود، تا بهتر بتوانند آینده خود را در ارتباط با شرکت تصور کنند.

کارکنان، متقاضیان شغل و مشتریان تان را با به تصویر کشیدن آینده مطلوب شرکت هیجان زده کنید، تا آن ها نیز با شور و اشتیاق در این سفر همراه شما باشند.

5- صادق باشید

همانطور که می دانید، صداقت بهترین سیاست است، این عبارت در هیچ کجا به اندازه کد فرهنگی مصداق ندارد.

ما در جدیدترین نسخه کد فرهنگی آگاهانه تصمیم گرفتیم که چند مورد منفی از گذشته شرکت مان را در کد فرهنگی بگنجانیم و صادقانه بگوییم که حتی هنوز هم از همه چیز سر درنیاورده ایم. در واقع اقرار کردن به شکست ها و ناکامی ها و توضیح متواضعانه این که در نهایت چطور توانسته ایم به امور سر و سامان بدهیم، یکی از دلایل مهمی است که مردم محتوا ما را مطالعه می کنند و برای دریافت توصیه و شغل به ما مراجعه می کنند.

هر چه هنگام توضیح دادن فرهنگ تان صادق تر و شفاف تر باشید، بیشتر می توانید اعتماد مخاطبین را جلب کنید.

6- مطمئن شوید که کد فرهنگی نمودی از حال و هوای شرکت تان است

پس از ایجاد کد فرهنگی باید مطمئن شوید که کد فرهنگی نمایان گر حال و هوا و برند شرکت تان است. تصاویری از کارکنان شرکت را در محیط فعالیت شان منتشر کنید و لحنی را برای نگارش انتخاب کنید که به خوبی بیانگر شیوه واقعی برقرار کردن ارتباط با مخاطبین باشد.

اطمینان حاصل کنید، فردی که کد فرهنگی را می نویسد و طراحی می کند، جو شرکت را به خوبی می شناسد و می تواند آن را در کد فرهنگی پیاده کند.

مطلب مرتبط: 4 راهکار برای فرهنگ همکاری و تعامل را در شرکت

برای کد فرهنگی اولویت قائل شوید

در شرایطی که انبوهی از کارهای مختلف احاطه تان کرده است، ممکن است به راحتی وسوسه شوید که ایجاد چنین سندی را به تاخیر بیاندازید. از آنجایی که ما تبیین کد فرهنگی را به عنوان یکی از اهداف فصلی شرکت تعریف کرده بودیم، طبعاً بازنویسی کد فرهنگی برای مان در اولویت قرار داشت.