مدیران موفق چگونه از زمان خود استفاده می کنند

تحقیق جدید، کامل و 12ساله دانشگاه هاروارد بررسی می کند که مدیران چگونه مهم ترین دارایی مشترک ما یعنی زمان را مدیریت می کنند.

کارآفرینان علاوه بر معضلات کشف انگیزه و اقدام براساس آن و ایجاد چهار عامل موفقیت شرکت (خدمات، سیستم، راهکار، شجاعت)، مسئولیت مهم رهبری و توسعه کسب و کار روزانه را نیز برعهده دارند. یک کارآفرین پرمشغله خیلی زود درمی یابد که زمان، باارزش ترین و نایاب ترین دارایی است که در اختیار دارد و مدیریت مؤثر آن، شرکت را به جای شکست خوردن به موفقیت می رساند.

تحقیق اخیر نیتین نوهریا (Nitin Nohria) و مایکل پورتر (Micheal Porter) از دانشکده بازرگانی هاروارد نشان می دهد که مدیران شرکت های بزرگ، زمان خود را به چه نحوی سپری می کنند. این تحقیق که بیش از یک دهه به طول انجامیده است، شامل اطلاعات به دست آمده از 25 مدیرعامل (که دو نفر از آنها زن هستند) شرکت هایی می شود که به طور علنی به تجارت مشغول بوده اند و میانگین درآمد سالانه آنها به 13میلیارد دلار می رسد. در این تحقیق، فعالیت ها و اقدامات روزانه این مدیران پیگیری و جزییات آن در فواصل 15 دقیقه ای ثبت شده است. همانطورکه می توان تصور کرد، نتایج بسیار مفصل و پرباری از تحقیق انجام شده به دست آمده است.

مطلب مرتبط: روش های ساده برای مدیریت زمان

شاید شما مدیریت یک شرکت چند میلیارد دلاری را (هنوز) برعهده نداشته باشید، اما لازم است تمامی رهبران کسب وکار آگاه باشند که طریقه گذراندن زمان شان بر توانایی رهبری آنها تأثیر می گذارد. اگر وقت کمی را با اعضای شرکت بگذرانید، در نظر گروه تان شخصی گوشه گیر و بی عاطفه جلوه خواهید کرد و از طرف دیگر اگر زمان زیادی را نیز صرف آنها کنید، شما را مدیر کنترل کننده ای تصور خواهند کرد که خلاقیت و انگیزه را در نطفه خفه می کند. درنهایت می توان گفت برای درک این موضوع که شرکت ها با چه روش هایی رهبران بزرگ را به پیشرفت وادار می کنند، فهمیدن نقش بنیان گذاران و مدیران عامل و روش اختصاص زمان آنها در کسب وکار، اهمیت زیادی دارد.

همانطورکه پورتر و نوهریا خاطرنشان می کنند «برنامه کاری هر رهبر نشان می دهد که او چگونه رهبری می کند و پیام های قدرتمندی برای سایر قسمت های سازمان می فرستد.» در اینجا به بخشی از جالب ترین نتایج این تحقیق اشاره خواهیم کرد.

- مدیران روزانه به طور میانگین، 9.7 ساعت کار کردند؛

- مدیران روی هم رفته 62.5 ساعت در هفته کار کردند؛

- مدیران، 79 درصد از روزهای آخر هفته و 70 درصد از تعطیلات را به تجارت مشغول بودند؛

- بیش از نیمی از (53 درصد) کار مدیرعامل، در خارج از اداره مرکزی سپری و صرف دیدار از اماکن متعلق به شرکت، جلسه با اعضای خارج از شرکت، رفت وآمد، مسافرت و ماندن در خانه شد.

عموما لازم است که یک مدیرعامل، درست همانند یک کارآفرین تازه کار، در تمامی بخش های سازمان زمان صرف کند. علاوه بر این، مدیران به یک اندازه در معرض نفرین کارآفرینی (Entrapreneur’s Curse)، یا عدم توانایی جهت توقف کسب وکار، هستند. این موضوع نباید جای تعجب داشته باشد، اما باید هشداری باشد برای کسانی که باور دارند رهبری یک سازمان، تنها شامل مسئولیت های یک کار معمولی تمام وقت می شود.

بخش بزرگی از زمان یک مدیرعامل، در جلسات می گذرد. مدیران در این تحقیق، هر هفته به طور میانگین در 37 جلسه حضور داشتند و 72درصد از کل زمان کاری خود را در جلسات گذراندند. طول مدت جلسه و نوع آن متفاوت، اما زمان صرف شده یکسان بود. به طور کلی:

- 61 درصد از زمان مدیران در محل کار، به جلسات رودررو؛

- 15 درصد به مکالمات تلفنی یا مطالعه و پاسخگویی به مکاتبات؛

- 24 درصد باقی مانده، به ارتباطات الکترونیکی صرف شد.

تمامی این تحقیق به مسائل کاری اختصاص نداشت و بررسی دقیقی از ساعات غیرکاری مدیران نیز انجام شد که حدود شش ساعت در روز را تشکیل می داد. درطول این مدت:

- حدودا سه ساعت، یا نیمی از اوقات غیرکاری، با خانواده سپری شد؛

- حدودا 2.1 ساعت در روز به طور میانگین، به اوقات فراغت فردی اختصاص یافت که شامل هر فعالیتی از سرزدن به رسانه های اجتماعی برای تفریح گرفته تا لذت بردن از کارهای تفریحی می شد؛

- مدیران هرشب به طور میانگین به مدت 6.9 ساعت خوابیدند؛

- برای بسیاری از آنها، تناسب اندام 9درصد از ساعات غیرکاری یا تقریبا 45 دقیقه در روز را تشکیل می داد.

مطلب مرتبط:20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

با وجود تمرکز بسیار بالای مدیران در محل کار، اکثر آنها تأکید زیادی داشتند که کمیت و کیفیت زمان سپری شده در خارج از محیط کار را به حداکثر برسانند؛ زمانی که صرف فعالیت های مرتبط با سلامت روانی و جسمی نیز می شد. شاید این واقعیت از همه جالب تر باشد که مدیران در این تحقیق، درمورد حفظ این بخش از روال روزانه بسیار منضبط بودند و این فعالیت های غیرمرتبط با کار را برای دست یافتن به یک زندگی متعادل تر در اولویت قرار دادند.

نتیجه این تحقیق ساده است؛ مدیران (و کارآفرینان) قادر به انجام تمامی کارها نیستند و روش آنها برای مدیریت مؤثر و اختصاص دادن زمان، نه تنها برای سعادت شرکت، بلکه برای خودشان نیز اهمیت دارد. بنابراین اگر برای مدیریت زمان خود یا جهت درک روش سپری کردن آن با اشکال مواجه شده اید، این نتایج را راهنمایی قرار دهید که به شما در فهم بهتر فعالیت های مدیران موفق کمک می کند.